L'Ajuntament de Gavà és una administració que porta temps treballant en polítiques innovadores, especialment en relació a tres pilars: l'organització interna, la ciutadania i l'empresa. De fet, l'any 2017 Gavà va rebre el premi Ciutat de la Ciència i la Innovació:
http://www.gavaciutat.cat/documents/1694232/2741224/ndp+ciutat+innovadora-2.pdf/404c8ec8-a69a-4021-86b4-ef7f071f3902?version=1.0

Quant a l'organització interna s'ha traslladat l'aposta cap a nous models de treball col·laboratius que aporten la transversalitat necessària per poder afrontar la resta de projectes amb caràcter innovador, que es volen implementar i que donen resposta sobretot a allò que reclama la ciutadania. Aquests projectes queden recollits dins el Pla d'Actuació Municipal (2016-2019) com a projectes prioritaris. És destacable també la innovació aportada en el sector empresa sobretot pel que fa als processos que, com a administració, l'Ajuntament pot intercedir.

És en aquest context d'aposta per la innovació de manera transversal, que des de la tinença d'alcaldia s'emplaça a Recursos Humans a desenvolupar un projecte de renovació de l'estructura de treball de l'administració per tal d'avançar cap a formes de cooperació entre personal, així com cap a una obertura vers la ciutadania.

Personal de l'Ajuntament de Gavà, i ciutadania de Gavà en la segona fase del projecte.

Des de la Tinença d'Alcaldia s'encarrega a RRHH el disseny d'un projecte per generar noves sinergies de treball col·laboratiu. RRHH es posa a treballar conjuntament amb Nova Governança, incorporant l'objectiu d'aproximar la ciutadania a l'Ajuntament. Es planteja com i de quina manera es pot millorar, sota aquest model de Governabilitat pròxima al ciutadà, la relació entre el ciutadà i l'Ajuntament de Gavà i quin tipus de transformacions hauria d'experimentar l'estructura de l'administració. Es considera necessari emprendre el procés reflexiu amb el conjunt de treballadors i treballadores de l'administració, fer-ho transversal i participatiu.

En aquest punt es recorre a una consultoria, Ànima Consulting, per a dissenyar la metodologia i el procés en col·laboració amb RRHH i Nova Governança. A partir d'aquí, s'engega un procés comunicatiu que consisteix en una convocatòria oberta pel personal de l'administració difós a través de l'intranet de l'Ajuntament, així com una explicació del projecte a 'viva veu', planta per planta de l'Ajuntament. S'escull utilitzar un llenguatge 'informal i planer', poc administratiu i burocràtic, per a fer el projecte més atractiu i incentivar més a la participació; que ja portí implícits 'aires de renovació'. A través d'un aplicatiu de l'intranet el personal es podia apuntar al grup motor, que seria qui desenvoluparia el procés participatiu i faria les propostes de renovació. Més de 20 persones surten com a voluntàries, i se n'acaben seleccionant 15 com a mida ideal pel grup sota criteris de gènere, edat i trajectòria a l'administració.

És realitzen 4 sessions dinamitzades principalment per Ànima, que assessora a les tècniques de RRHH i Nova Governança. Les primeres 2 sessions que es realitzen serveixen per cohesionar el grup motor i per posar en comú els objectius personals i els objectius de treball de les diferents persones que hi participen. Les dos sessions vinents serveixen per contextualitzar i elaborar la problemàtica i fer la recollida d'idees i propostes de millora. Els resultats són l'elaboració d'un pla de treball i reforma intern i creació de línies de treball per a l'Ajuntament.

Totes les sessions participatives es fan en horari laboral.

Ànima engega un procés de treball sobre la base dels resultats obtinguts, i aquest mateix procés es realitza en paral·lel des de RRHH. Es desgranen les diferents propostes i s'articulen els pilars de treball a partir dels quals en sorgeix el document concret de propostes de millora, i aquesta és la darrera tasca d'Ànima Consulting. Aquestes propostes es sotmeten a votació a través de la intranet de l'Ajuntament, oberta a tots els i les treballadores de l'administració, per acabar fent el darrer filtre i elaborar el document de propostes. Aquest document és validat pels directors des diferents serveis que impliquen, així com pel Tinent d'Alcalde. El procés es tanca amb la organització d'un esmorzar de cloenda amb les participants del procés participatiu i el grup motor, les tècniques implicades, les caps de servei, l'Alcaldessa i el tinent d'alcalde. Per altra banda, en acabar el projecte se'n va fer una valoració a traves de la intranet mitjançant un qüestionari qualitatiu.

Un cop validat el document, la tècnica de formació de RRHH treballa amb els diferents caps de serveis per a què temporalitzin els resultats i els classifiquin en funció de la seva viabilitat pressupostària i de la seva execució en el temps (curt, mig i llarg termini). Un cop s'ha realitzat aquesta tasca, es prioritzen 3 propostes de les que van sorgir en el document: la redistribució de l'espai per a que permeti una millor atenció al ciutadà (tasca que realitzaran les mateixes treballadores de cada planta); la creació d'un llibre d'estil del vocabulari i retòrica de l'administració per a ser annexat en els diferents espais de consulta a la ciutadania per a que aquesta pugui comprendre correctament qüestions de caràcter tècnic i administratiu; i en darrer lloc un projecte per clarificar l'estructura de l'organigrama intern de l'administració. La primera i la segona proposta seran encapçalades per dos grups motors, replicant exactament la metodologia participativa utilitzada per constituir elprimer grup de treball, sense la presència de consultoria, però. Pel que fa al projecte de clarificació de l'organigrama, aquest serà encapçalat per RRHH. Actualment està en funcionament el segon procés d'articulació dels grups motors, que desenvoluparan els projectes i en faran un seguiment.

A principis del curs 2017 el projecte es troba desenvolupant la implementació de les propostes dissenyades, i a l'expectativa d'obrir una segona fase del procés, en la qual s'interpel·larà la ciutadania a través d'un procés participatiu per generar transformacions tant a l'administració com a l'espai públic per tal de millorar la relació entre Ajuntament i ciutadania.

14.424€

Aquesta és part d'una partida pressupostària de l'Ajuntament destinada a RRHH per a la contractació de serveis externs. És a dir, el conjunt de diners del pressupost destinats al projecte prové de RRHH, i és destinat exclusivament a la contractació d'Ànima Consulting.

En el projecte hi han treballat:
Cap de Recursos Humans
Assessor de planificació estratègica
Tècnica RRHH.
Auxiliar tècnica de RRHH

Per altra banda, hi ha participat un grup motor de 15 persones amb personal de totes les regidories.

S'han utilitzat diferents espais de l'Ajuntament per fer les reunions del grup motor.

Per crear el grup de treball es va convocar en obert el personal de l'administració a apuntar-se a un procés participatiu a través d'una comunicació telemàtica. El conjunt de persones seleccionades (15) van constituir el grup motor, que va participar en diverses sessions de treball per elaborar diagnòstics, propostes i reptes.

Un segon procés participatiu va ser la priorització i votació de les propostes i els reptes elaborats en les sessions de treball. Es va realitzar telemàticament, tot i que finalment aquesta decisió la va prendre els diferents caps dels serveis implicats.

Està pendent d'obrir-se un procés participatiu vers la ciutadania, on es generin espais de diàleg amb representants socials, i un procés participatiu intern per constituir dos grups de treball nous.

El resultat actual del procés és la creació d'un pla de treball amb propostes concretes i prioritzades que incorpora els següents àmbits: Redistribució d'espais de l'Ajuntament orientant-los a la ciutadania, així com altres espais orientats a la millora de les condicions de l'espai i del treball del personal de l'Ajuntament; millora de la bidireccionalitat i de l'espai digital de l'administració (Portal Ciutadà), avançant cap a la digitalització de l'entorn i la lògica smart-city; millora de la comunicació i col·laboració interna entre el personal de l'administració; millora de l'eficàcia i creació de nous dispositius d'atenció ciutadana; millora de l'eficàcia i creació de nous dispositius de gestió digital i autònoma de tràmits cara el ciutadà; millora de l'adaptació lingüística dels materials municipals; normalització i millora de la visibilitat d'espais fora de l'Ajuntament, així com del personal d'aquest que hi treballa. D'aquest document, se'n genera un segon document filtrat pels caps de servei, i que consisteix en la priorització de les tres propostes concretes mencionades anteriorment, que seran les primeres a desenvolupar-se.

En el marc del projecte s'ha desenvolupat un procés participatiu (articulació del grup motor), 4 sessions participatives amb el grup motor de 20 persones, una votació online i una sessió de tancament amb caps de servei i Alcaldessa. Per altra banda, s'han generat tot un conjunt de documents de treball interns de l'Ajuntament.

S'ha realitzat una roda de premsa un cop escollits els reptes i les propostes per articular el pla, tot i que no ha estat un projecte massa explicat a nivell extern donada la seva naturalesa. S'ha posat molta atenció en la comunicació interna a través de la distribució d'informació i convocatòries a traves de la intranet de l'Ajuntament, que ha estat l'eina comunicativa central en el projecte, així com la comunicació cara a cara realitzada per les tècniques que han liderat el projecte.

Un impacte significatiu ha estat l'augment de la participació de personal de l'Ajuntament des del principi fins al final del projecte. En un primer moment, 25 persones van respondre a la convocatòria per formar part del grup de treball, i quan s'ha obert l'espai de votació, propostes i valoració, hi ha participat més de 50 persones. Segons la valoració de les tècniques, s'ha aconseguit generar interès entre el personal de l'Ajuntament per participar en projectes de millora a l'administració.

Pel que fa als efectes de les propostes concretes, aquestes encara s'han de desenvolupar.

Per altra banda, s'ha aconseguit la creació de noves sinergies i dinàmiques de treball dins l'administració sense haver arribat a implementar encara cap dels aspectes concrets dels resultats, sinó que ha estat a través del procés participatiu i de la dinàmica col·lectiva.

El projecte també ha servit per crear espais de coordinació i de treball transversal entre diferents regidories i departaments.

Interna

Ajuntament de Gavà

Aquest és un projecte que encara està en realització. Tot i així, a través del procés participatiu i de la dinàmica comunicativa i de treball impulsada de manera transversal en diferents espais de l'administració, s'ha pogut començar a transformar alguns aspectes d'aquesta, especialment els que corresponen al treball cooperatiu i la coordinació. Això s'ha pogut veure en l'augment de la participació i la motivació del personal de l'Ajuntament al llarg de la primera fase del projecte. El Projecte Bombetes es presenta, en definitiva, com un un procés de remodelació de l'estructura de treball i la infraestructura de l'administració des del prisma de l'atenció al ciutadà i el treball col·laboratiu.

Abordar les transformacions socials i el conseqüent procés d'adaptació de l'Ajuntament a aquestes transformacions a través d'una lògica col·laborativa entre el personal de l'administració.

Desplegar un ampli procés de transformació de l'Administració amb la voluntat de millora i adaptació a noves contingències, així com tendint cap a l'obertura vers la ciutadania.

Fer dels i les treballadores els agents de la transformació de l'Ajuntament, i fer de l'atenció ciutadana l'objectiu d'aquesta transformació.

Disseny d'un projecte des d'una comunicació 'flexible i informal' amb la voluntat de motivar i engrescar el personal implicat, creant una dinàmica comunitària sòlida en el sí de l'administració.

Motivació, reconeixement i suport tant dels participants com de les posicions d'autoritat en l'organigrama (alcaldia, tinença d'alcaldia, regidores, caps de servei...).

Desajustos entre els temps i la organització del projecte i les tècniques que l'encapçalen respecte els tempos de l'administració i els responsables polítics (responsables d'àrees). Hi havia dificultat en alguns moments per poder tirar endavant aspectes dels projectes, generant-se llacunes massa grans de temps.

Manca de recursos, especialment de personal.

Generar mecanismes per a que les persones responsables del projecte puguin disposar de més autonomia per a poder treballar en el projecte sense necessitat de validar segons quines decisions.

La pràctica podria replicar-se en varies administracions sempre i quan realitzin una bona diagnosi i una definició de la problemàtica realista. És una proposta pensada des de i per a una administració gran amb molt personal treballant-hi, ja que amb administracions més petites tant l'espai físic com l'estructura de coordinació i de treball és ja d'entrada més reduïda i més propera. D'aquesta manera, en cas de voler impulsar un projecte similar en una administració petita, caldria adaptar la metodologia i potser també el propòsit.