El Servei d'Educació s'enfrontava a canvis normatius d'importància en relació a la seguretat de les instal·lacions i a nous requeriments normatius als mantenidors per tal de garantir-la.

D'altra banda, va augmentar el volum dels equipaments a mantenir. En aquest punt es va fer palès que la implantació de la Gestió del Manteniment Assistit per Ordinador (GMAO) al servei juntament amb un inventari dels equipaments suposaria la possibilitat de creació de plans de manteniment normatiu a les escoles que garantissin que es dóna compliment a la normativa de seguretat industrial. A més a més, també es podria obtenir informació sobre l'activitat del servei que permetria redistribuir tasques i racionalitzar-lo.

Finalment, es va veure l'oportunitat de tenir concentrada en una única base de dades tota la informació del servei: informació tècnica sobre els equipaments, històric d'actuacions, històric de demandes dels centres, control pressupostari, etc.

La població objectiu són els treballadors del Servei de manteniment i projectes del Servei d'Educació i també les direccions dels centres educatiu de Terrassa.

-

La primera fase va consistir en la detecció de la necessitat de disposar d'un GMAO a través d'una diagnosi. Es va observar que a causa de l'increment en el volum de gestió i de canvis normatius relacionats amb la seguretat, era necessari la implantació d'un GMAO per tal de centralitzar tota la informació relativa a les instal·lacions del servei d'educació i el seu manteniment en una única base de dades.

El 2008, un cop decidit que el projecte es tirava endavant i amb un pressupost que preveia la inversió corresponent, es va iniciar la licitació d'un contracte de serveis per a l'adquisició i manteniment d'un programari de gestió i manteniment d'immobles i infraestructures de l'Ajuntament de Terrassa, que finalitza amb l'adjudicació (juny 2009) del contracte a Idasa Sistemas S.L. per la implantació del programa Rosmiman.

A partir d'aquí, la implantació va començar amb un inventari exhaustiu de tots els equipaments sobre els quals es van definir uns plans de manteniment i, amb els equipaments i la definició de les revisions necessàries que calia realitzar per a cadascun d'ells, es van definir els fluxos de treball i els recursos (interns o subcontractats) que resoldrien cada revisió i les incidències que es poguessin produir a les escoles.

En l'inici de la implantació, els encarregats de la implementació eren la cap del servei, una auxiliar tècnica de gestió, el cap de la brigada del servei i una aparelladora.

Aquest equip va iniciar el projecte definint-lo, portant a terme la licitació corresponent, supervisant l'inventari dels equipaments que va realitzar l'adjudicatària i els plans de manteniment que aquesta va definir. També va iniciar una prova pilot a quatre escoles.

Iniciat el procés a la totalitat de les escoles, es va fer palesa la necessitat d'incorporar una segona tècnica auxiliar de gestió que pogués dedicar-se pràcticament en exclusiva a la implantació de l'aplicació, doncs el servei tal com estava dimensionat no podia donar resposta a les necessitats constants d'adaptació del programa al funcionament del servei. Durant aquesta segona part de la implantació, aquesta tècnica auxiliar, sota la supervisió de la cap del servei, va elaborar documentació relacionada amb l'aplicació (manuals per a la gestió interna de la base de dades, manuals de formació per als nous usuaris), va definir les consultes sql a la base de dades necessàries pel servei, va formar els/les usuaris/àries amb més dificultats i els nous i, sobretot, va fer seguiment constant de l'adjudicatària detectant i reclamant totes les incidències i modificacions necessàries de l'aplicació que anaven apareixent conforme s'anava fent servir el programa.

La implantació es va donar per tancada el desembre de 2012.

Gràcies a la informació que recull i centralitza el GMAO es poden efectuar memòries anuals i altres informes que permeten veure l'estat del manteniment de les escoles públiques del municipi.

103.200

Els recursos humans implicats han estat els propis del servei: dues tècniques auxiliars de gestió i el cap de servei. Aquests, juntament amb una aparelladora han sigut els encarregats de dur a terme la licitació i la supervisió i adaptació del programa.

A banda d'aquests recursos, cal tenir en compte també la participació de l'informàtic del servei d'educació, que va donar suport i assessorament constant en allò que se li va demanar i, a remarcar, ha instal·lat els darrers anys un ordinador municipal a cadascuna de les escoles on disposem d'oficial de serveis i manteniment per tal d'assegurar que tot el personal disposa d'accés a internet per poder treballar amb l'aplicació.

Comissió d'osg per la implantació de Rosmiman: es van incorporar a la implantació les aportacions d'una comissió de 4 oficials de serveis que es va crear a tal efecte. Aquesta comissió s'ha mantingut després d'implantada l'eina i a data d'avui encara se li plantegen qüestions relacionades amb Rosmiman que puguin afectar el col·lectiu d'oficials de serveis.

Desenvolupament de l'eina Rosmiman que inclou les següents línies:
• Instal·lació de les aplicacions Rosmiman8 i web de manteniment als servidors municipals
• Inventari de tots els equipaments dels centres i càrrega de les dades al programa
• Definició dels plans de manteniment preventiu i normatiu dels centres educatius i càrrega de les dades al programa
• Planificació de les càrregues de treball de manteniment preventiu i normatiu
• Definició i implantació dels fluxos de treball de manteniment correctiu, normatiu i preventiu
• Prova pilot a 4 escoles
• Càrrega dels usuaris als centres educatius
• Definició i implantació dels fluxos de treball de compres
• Càrrega d'inventari de magatzems
• Sessions de formació
• Arrencada escalonada de manteniment i compres per a tots els centres
• Definició d'informes i consultes segons necessitats del servei
• Definició d'indicadors i quadres de comandament segons necessitats del servei

El resultat de la implantació del GMAO són 51 centres educatius (31 escoles d'infantil i primària, 11 bressols, 4 d'adults, 2 d'educació especial i 3 municipals), i 2 edificis administratius que comuniquen les incidències de manteniment a través de l'aplicació.

D'aquests 51 centres, 38 disposen de dos usuaris amb accés a l'aplicació (direcció i oficial de serveis generals) i en el cas de la resta, 13, s'ha definit un únic usuari (direcció) per accedir al programa, donat que no disposen d'oficial de servei. Això suposa un total de 89 usuaris als centres educatius, als que s'han d'afegir els usuaris dels serveis centrals de manteniment i projectes (cap del servei, equip de brigada, aparelladora i les dues tècniques auxiliars de gestió), que conformen un total d'onze persones més. Estem parlant doncs d'un total de 100 usuaris de l'aplicació.

• La implantació de l'aplicació en l'àmbit del manteniment dels edificis escolars ha suposat una experiència que ha conformat l'embrió per l'extensió del programa a la resta de serveis municipals que tenen a veure amb el manteniment, ja sigui d'edificis com d'espais.

• En l'àmbit de l'avaluació del servei, el GMAO ha permès la definició d'uns indicadors que s'agrupen en quadres de comandament de gestió que permeten elaborar una memòria anual del servei on es recullen dades relacionades amb les intervencions realitzades i classificades segons recurs que resol, tipus d'intervenció, estat en què es troben, etc. També emet uns informes individualitzats per a cada centre educatiu amb la mateixa informació.

• En l'àmbit del control de compres, el programa permet recollir totes les sol·licituds de compra de materials del personal que el servei té destinat als centres educatius (oficials de serveis) i emetre una comanda per a cada proveïdor que ha de servir-los. També emet un justificant d'entrega de materials per cada escola.

• En l'àmbit del manteniment, el GMAO emet els certificats obligatoris del RITE, de totes les instal·lacions de calefacció d'acord amb les revisions que s'han registrat al llarg de l'exercici, i també emet el Pla de Manteniment preventiu i normatiu de cada escola.

Interna

Servei d'Educació de l'Ajuntament de Terrassa

La pràctica resulta innovadora perquè s'ha posat l'accent en una part de l'educació que acostuma a quedar més oblidada, el manteniment dels centres docents, que d'altra banda té una incidència directa en la qualitat de la formació que s'imparteix als centres. A més a més, també és innovador aplicar al sector públic una concepció del manteniment que englobi no només el manteniment correctiu, que és la resposta a incidències i demandes concretes, sinó també un pla de manteniment normatiu i preventiu que, a banda d'assegurar les bones condicions dels equipaments, també contribueix a augmentar l'eficiència dels recursos municipals, preveient actuacions periòdiques de poca envergadura per evitar intervencions de major importància.

També cal esmentar que, durant la fase d'implantació, desconeixent totalment el funcionament del programa i les seves implicacions, es van trobar que volien fer un inventari molt exhaustiu de tots els equipaments de les escoles i això es va traduir en un volum d'ordres de treball al programa que era ingovernable. Per exemple, el fet de tenir inventariats tres tipus de llums d'emergència diferents en una escola comportava que quan tocava la revisió d'aquestes llums, sortís una ordre de treball independent per a cada tipus d'enllumenat. Això, multiplicat per la gran quantitat d'equipaments que s'havien inventariat, va suposar la generació de moltes més ordres de treball de les necessàries. Es va resoldre detectant els equipaments dels que s'havia inventariat més d'un model/tipus/etc i associant la seva revisió, no a l'equip concret, sinó al node de l'arbre que els agrupa. Per exemple, en el cas de les llums d'emergència, en comptes d'una revisió associada a cada llum en concret, van associar la revisió al grup “enllumenat d'emergència” per tal que només es generés una ordre de treball genèrica que inclogués la revisió de tot aquest enllumenat.

Una altra dificultat que es van trobar va ser la manca d'habilitats informàtiques d'alguns usuaris als centres, que van haver de resoldre amb molta formació i suport constant tant presencial com telefònic. Cal tenir en compte que l'oficial de serveis, que és la persona del servei que treballa a les escoles, respon a la figura de l'antic conserge, que va evolucionar a un perfil amb més tasques de manteniment. A aquestes persones ningú els havia demanat, ni les seves tasques havien requerit, de cap coneixement relacionat amb la informàtica o les noves tecnologies. Per aquest motiu, especialment entre les persones de més edat, n'hi havia que mai havien fet servir un ordinador. Igualment, també es va haver de fer un esforç per disposar d'un ordinador municipal a cada escola a disposició de l'oficial de serveis per tal que pogués tenir accés al programa.

Els punts forts més destacables són la gestió de les incidències i la possibilitat de disposar i controlar els plans de manteniment preventius i normatius, especialment els normatius.
Com a gestor d'incidències el programa és fàcil d'utilitzar i permet molta agilitat a l'hora d'assignar-les al recurs que finalment les ha de resoldre. A més, el fet de deixar registre de totes les actuacions, comunicacions i despeses associades a cada intervenció permet disposar d'un coneixement molt objectiu de l'atenció que es dóna a cada centre.

Pel que fa als plans de manteniment normatiu i preventiu, és el GMAO el que permet dur-los a terme, doncs seria impensable amb els recursos humans del servei controlar totes i cadascuna de les intervencions que aquests suposen. Això és especialment rellevant en el cas del manteniment normatiu, que garanteix la seguretat als equipaments, i del que se n'ha de guardar registre i tenir-lo disponible.

La integració del GMAO amb el sistema informàtic municipal de validació de factures: les factures del servei que es registren al sistema comptable es carreguen automàticament a Rosmiman. Des del GMAO es fa possible que es puguin contrastar, albarà per albarà, que la factura és correcta i es correspon amb les compres que el servei ha realitzat. Pel que fa a la compra de materials, aquest control tant acurat no seria possible sense el GMAO, doncs cada dia diverses persones estan comprant materials de diferents tipus a molt diversos proveïdors per donar resposta al manteniment de les escoles, i el contrast manual requeriria de més recursos dels que té el servei.

Els dos punts febles principals són el control pressupostari i l'explotació de les dades.
Pel que fa al control pressupostari, el programa resulta feixuc i hores d'ara encara no s'ha trobat la forma de controlar alguns aspectes que en un Excel es veuen de forma molt gràfica, com per exemple la reserva de pressupost per despeses fixes anuals de determinats contractes.

En el cas de l'explotació de les dades, si bé és cert que el programa és capaç de retornar dades sobre qualsevol indicador del que es vulgui disposar, el problema és que per obtenir-les cal realitzar uns quadres de comandament que requereixen de programació sql i, des del propi servei, això resulta un inconvenient, tot i que sempre queda la opció de contractar-los amb l'empresa proveïdora del software. D'altra banda, els gràfics de l'aplicació són rígids i poc amables en quant a visualització.

Elevat cost d'inversió.

Falta per acabar de tancar la integració amb el sistema comptable de factures, que resta pendent del desenvolupament d'un servei web per part de l'Ajuntament que permeti que, un cop es tanqui la factura a Rosmiman, aquest la validi al sistema comptable.

L'experiència és transferible a qualsevol altre municipi, per a edificis educatius o per qualsevol altre tipus d'edificis o espais que es vulguin mantenir, doncs l'eina informàtica s'adapta a les característiques concretes de gestió que l'usuari li vulgui definir. A l'Ajuntament de Terrassa, per exemple, s'ha estès l'experiència a altres serveis municipals de molt pes en l'àmbit de les obres i el manteniment com, per exemple, el servei de Gestió de l'espai públic. Malgrat això, donat el cost d'inversió que requereix, només serà rendible si el municipi té un cert volum de gestió de manteniment.