La presència de les tecnologies de la informació i la comunicació en la nostra vida quotidiana és una realitat de la qual les administracions públiques no poden defugir. És més, són els poders públics els que han d'impulsar i acompanyar el desenvolupament de les TIC per garantir els drets de la ciutadania, a la vegada que han de dinamitzar la utilització de les tecnologies per millorar la prestació de serveis públics.

En aquest sentit, la gestió documental ha esdevingut una peça clau en l'expansió d'una estratègia d'Administració Electrònica, doncs, a diferència dels procediments anteriors a l'era digital, la gestió dels documents no és una activitat situada al final de la cadena de treball, sinó que pren protagonisme en el disseny dels procediments i durant tots els processos organitzatius.
La Llei 11/2007 d'Accés Electrònic del Ciutadans als Servis Públics va canviar per complet el paradigma organitzatiu i de gestió de l'Administració Pública, ja que l'ús de les TIC va esdevenir una eina clau a l'hora de comunicar-se amb la ciutadania. Sota aquest nou marc, i després d'aprovar el Pla estratègic Mataró 2022, l'entrada en vigor de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, i la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de Règim Jurídic del Sector Públic, va obligar a l'Ajuntament de Mataró a emprendre una gestió d'expedients basada exclusivament en el document i expedient electrònic.

L'any 2016, la Generalitat va publicar la versió definitiva del model de Quadre de Classificació per a la documentació municipal, un instrument que assegura el bon funcionament de tot el sistema de gestió documental. L'Ajuntament de Mataró ha seguit les recomanacions de la Generalitat i ha començat a treballar amb aquest instrument.

Agents diana: treballadors i treballadores de l'Ajuntament de Mataró (o vinculats i vinculades a aquest) que apliquin processos de gestió, els quals generin documents i expedients electrònics.

Abast: òrgans de govern i unitats administratives de l'Ajuntament de Mataró, els organismes públics i entitats de dret públic vinculades o dependents d'aquest i les societats mercantils i altres entitats de dret públic o privat vinculades o dependents del mateix.

L'any 2016 l'Ajuntament de Mataró va aprovar el Pla estratègic Mataró 2022 amb la intenció d'engegar un procés participatiu de reflexió estratègica encaminat a assolir un desenvolupament inclusiu, intel·ligent i sostenible per afrontar els principals reptes futurs de la ciutat. Així mateix, el Pla de Mandat 2016-2019 vol seguir en aquesta mateixa línia d'acció i, és per aquest motiu, que el Pla d'Acció Municipal 2017 contempla la implantació de l'administració electrònica.

El Pla de treball de projecte està basat en tres eixos principals:

1. Definició de polítiques i implantació d'un sistema de gestió de documents.
2. Millora d'infraestructures i sistemes tecnològics.
3. Gestió del canvi i formació del personal.

Durant la primera fase del projecte s'han posat en marxa un conjunt d'actuacions preliminars en l'àmbit de la gestió documental (de la gestió de documents i expedients electrònics) identificades arran de la diagnosi. En primer lloc, el Quadre de Classificació ha estat actualitzat, seguint el model de la Generalitat, per tal que reflecteixi l'activitat municipal actual i històrica. Al mateix temps, s'han desenvolupat els instruments arxivístics de suport a l'administració electrònica (el vocabulari de metadades, el catàleg de formats i el catàleg de tipologies documentals) perquè s'adeqüin a les necessitats de l'Ajuntament.

Seguidament, s'ha desenvolupat un model de gestió documental que defineix els següents models en forma de manuals: Cicle de Vida del Document; Model organitzatiu; model tecnològic; model de seguretat; model de digitalització; model d'impressió i model de preservació. Per poder implantar aquest model de gestió documental s'han creat diferents grups de treball formats per treballadores i treballadors de la mateixa plantilla que s'han presentat de manera voluntària per participar en el projecte.

A partir d'aquest model de gestió documental, s'ha d'aprovar i redactar la Política de gestió del document electrònic. Actualment, s'estan definint les bases d'aquest política i el catàleg de documents essencials està a punt de ser aprovat.

Al mateix temps que s'estan creant els manuals i les polítiques, es comencen a impartir els cursos de transformació digital amb l'objectiu que tota la plantilla tingui el coneixement necessari per treballar sota el SGD. A l'hora d'establir la metodologia de treball, s'ha tingut molt en compte la participació i l'adaptació al canvi de les treballadores i treballadors de l'ens, convertint-los en els agents encarregats d'implementar el SGD i de formar a la plantilla interna. Aquests agents poden assabentar-se de tot el procés a través d'una eina corporativa (“Entre nosaltres”) on es difon la informació del projecte i la manera en com es pot participar.
Durant la segona etapa, un cop el model de gestió documental i la Política s'hagin definit, caldrà abocar tots els processos ja classificats a una plataforma tecnològica d'expedients per poder gestionar la totalitat dels documents de manera digital. La plataforma, de qual s'encarregarà un gestor extern contractat a través d'un procés de licitació, constarà d'un sistema integrat de gestió d'expedients electrònics i d'un sistema de preservació de documents electrònics.

L'etapa final del projecte, consistirà en iniciar una extensió progressiva del SGD a la gestió de la documentació electrònica per aconseguir una administració amb zero papers al gener del 2019 i, al mateix temps, es seguirà treballant de manera col·laborativa per aconseguir un canvi de cultura organitzativa.

750.000

Consultoria externa + recursos propis de l'Ajuntament (grups de treball) 10.000€ + licitació per una plataforma tecnològica d'expedients (740.000 € aproximadament).

La posada en marxa, la implantació i el seguiment del projecte ha estat gestionat per treballadores i treballadors de la plantilla interna de l'Ajuntament de Mataró amb el suport extern de:

1. L' import total del servei de consultoria (5472€) es desplega de la següent manera:

• Elaboració del model corporatiu de gestió de documents: 1452 €
• Elaboració de la política de gestió de documents electrònics: 968€
• Actualització del quadre de classificació: 1936€
• Desenvolupament d'altres instruments arxivístics: 1452€

2. La implantació de la plataforma tecnològica d'expedients es realitza a través d'una licitació pública.

- Equips de treball per definir i implantar el SGD.
- Personal intern per dur a terme les formacions específiques.
- Consultora externa-
- Gestor/es de la Plataforma tecnològica electrònica-

Eina “Entre Nosaltres” (ja existent) que utilitzen per comunicar-se i anuncia tot allò que s'ha aprovat. A través d'aquesta plataforma, les treballadores i treballadors han pogut informar-se de tot allò relacionat amb el projecte i de com poder participar.

També es compta amb aplicacions de desenvolupament intern dels sistemes informàtics de l'Ajuntament sobre BBDD Oracle i Access que permeten gestionar els fons documental gestionats pel Servei d'Arxiu de l'Ajuntament.

- Política de Gestió de Documents Electrònics (marc de referència).

A nivel instrumental:

- Manual o model corporatiu de gestió de documents.
- Catàleg de processos / Quadre de Classificació.
- Quadre de tipus documentals.
- Calendari de conservació i accés.
- Registre d'eliminació de documents.
- Esquema de metadades e-SiGeDA.
- Pla de preservació.
- Protocol de digitalització i còpia autèntica.
- Enllaç web a l'espai “Gestió documental i arxiu”:

A nivell de RRHH:

- Cursos de formació específica per la plantilla interna: cursos de transformació digital.
- Sessions de presentacions del Model de gestió de documents electrònics.

Productes encara no assolits:

- Sistema integrat de gestió d'expedients electrònics.
- Sistema de preservació de documents electrònics.
- Tasques d'acompanyament en les fases inicials d'implantació del sistema.
- Sessions de treball per revisar i validar la Política de gestió de documents electrònics.

- Difusió interna entre la mateixa plantilla.

- A través dels cursos formatius i les sessions informatives.

Després d'un any i escaig de la posada en marxa del projecte encara no s'han pogut detectar masses impactes, però el fet de ser una pràctica que ha volgut incloure la veu dels treballadors i treballadores, ha provocat que es despertés interès per una nova forma de treballar. La voluntarietat dels treballadors i treballadores a l'hora de formar els grups de treball i d'assistir als cursos i a les sessions formatives, probablement, és el punt de partida a un canvi de paradigma pel que fa a la cultura organitzativa dins l'administració local de Mataró.

El volum de personal intern que participi en els cursos de transformació digital i en les sessions formatives, serà un indicador per mesurar els primers efectes produïts per la pràctica.

Fins al moment, tots els grups de treball han estat constituïts, l'estructura de la gestió documental (la política a seguir) es va formalitzant i el projecte es troba al final del procés d'identificació de tots els processos interns, és a dir, la gestió de la documentació (l'arxiu) està gairebé enllestida. Un cop finalitzada aquesta fase, el pròxim pas és abocar tots aquests processos a la plataforma tecnològica.

El projecte destaca per ser una pràctica inclusiva i implantada mitjançant una bona gestió del coneixement. Aquests dos aspectes ajuden a que aquesta nova manera de tramitar els documents es desenvolupi eficaçment, doncs l'equip de treballadores i treballadors que hi participa sent que la seva feina és necessària, per tant, incrementa la seva motivació i, al mateix temps, els seus coneixements i expertesa esdevenen imprescindibles per obtenir uns bons resultats. En aquest sentit, és important ressaltar la bona gestió del canvi que s'està duent a terme dins l'organització, a través d'estructures i eines que faciliten la transició d'un model de treball cap a un altre.

D'altra banda, l'eficiència també és un dels punts forts d'aquesta pràctica, en tant que s'ha utilitzat el coneixement existent dins l'organització i el treball en equip per tirar endavant el procés de transformació digital i, per tant, no ha calgut contractar personal extern.

Per últim, la idea de gestionar l'arxiu (els documents i els processos documentals) al principi del procés és força innovador, alhora que pràctic.

La llei que preveu la transformació digital a les administracions públiques es va aplicar fa més de dos anys, per tant, l'Ajuntament de Mataró es troba amb el temps just per instaurar l'Administració Electrònica.

El projecte pot ser fàcilment transferible a altres ajuntaments que hagin d'iniciar un procés de transformació digital. Ara bé, per desenvolupar-ho de la mateixa manera que ho han fet des de Mataró, hauran de tenir present que abans de gestionar els expedients electrònicament, és necessari dissenyar i implementar un sistema de gestió documental amb la participació de la plantilla de treballadores i treballadors de l'organització i, a la vegada, tenir molt present la gestió del canvi.