Àmbit /
Noves tecnologies
Noves tecnologies
Adaptació organització/serveis
Guardar 
Compartir
Cap a una Administració intel·ligent
La incorporació progressiva de l’Actuació Administrativa Automatitzada
La incorporació progressiva de l’Actuació Administrativa Automatitzada
En el context de l’Agenda Digital de Sant Feliu de Llobregat, l’Ajuntament ha elaborat un treball de reenginyeria de processos per tal d’evitar el que s’anomena “l’automatització de la burocràcia”, és a dir, realitzar un treball previ de revisió i millora dels processos abans de la digitalització dels procediments. Per aquest motiu, s’han catalogat totes les actuacions administratives fetes manualment i que poden ser susceptibles d’automatització. Després, un equip multidisciplinari de personal de Secretaria, d’Informàtica, de Gestió del Coneixement i de Transparència ha seleccionat un seguit d’actuacions i incorporat l’Actuació Administrativa Automatitzada (AAA).
Aquesta pràctica ha millorat l’eficiència i eficàcia en la gestió, ha permès disminuir considerablement els temps de tramitació i, per tant, ha millorat la prestació dels serveis públics a la ciutadania, ja que són més àgils. Això també ha suposat un gran estalvi econòmic. La tecnologia s’ha utilitzat com a palanca de canvi que situa la ciutadania en el centre, complint amb els principis de proactivitat, personalització que faciliten la tramitació administrativa.
Aquesta pràctica ha millorat l’eficiència i eficàcia en la gestió, ha permès disminuir considerablement els temps de tramitació i, per tant, ha millorat la prestació dels serveis públics a la ciutadania, ja que són més àgils. Això també ha suposat un gran estalvi econòmic. La tecnologia s’ha utilitzat com a palanca de canvi que situa la ciutadania en el centre, complint amb els principis de proactivitat, personalització que faciliten la tramitació administrativa.
Àmbit:
Noves tecnologies
Subàmbit:
Adaptació organització/serveis
Data d'inici:
03/10/2023
Data de finalització:
Indefinida
Província:
Barcelona
Municipi:
Sant Feliu de Llobregat
Nombre d'habitants:
43671
Nombre de visites:
434
Valoració:
Bona pràctica
Més informació
Descripció de la pràctica
Context i motivacions per impulsar el projecte i situació prèvia a la iniciativa
L’Agenda Digital de Sant Feliu de Llobregat estableix un marc de referència amb horitzó 2030 per al desenvolupament d’un municipi digital, sostenible i resilient, amb un territori connectat, una ciutadania digitalment apoderada i connectada, una economia digital en creixement i una Administració digital, oberta, intel·ligent, inclusiva, social i col·laborativa que promou aquest ecosistema. Per a l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat la digitalització constitueix un element fonamental per al tancament de les bretxes socials, territorials i de gènere.
L’Agenda Digital de Sant Feliu de Llobregat té com a punts de partida l’Estratègia Sant Feliu 2.0 (2020) per esdevenir una ciutat intel·ligent (2015-2020), l’Estratègia de Transformació Digital (2017-2020) i l’Estratègia per al Futur Digital de Sant Feliu (FDSF 2020-2024), i està alineada amb les principals polítiques europees i locals en aquest àmbit: Brúixola Digital Europea 2030, Estratègia Europa Digital (Shaping Europe’s Digital Future), i les estratègies i plans europeus específics que s’estableixen en aquest àmbit en el context europeu; Plan España Digital 2025, Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia del govern d’Espanya, i Pacte Nacional per a la Societat Digital (PNSD) i Pla Estratègic d’Infraestructures Digitals (PEID) del govern de Catalunya.
De fet, l’Agenda Digital de Sant Feliu de Llobregat es configura com un marc estratègic a llarg termini de l’Estratègia FDSF i n’amplia l'espectre per definir els principals objectius i línies d’actuació que l’Administració municipal haurà d’abordar per afrontar el repte de la transformació digital del municipi i del mateix Ajuntament en els pròxims vuit anys.
L’Agenda Digital de Sant Feliu de Llobregat té com a punts de partida l’Estratègia Sant Feliu 2.0 (2020) per esdevenir una ciutat intel·ligent (2015-2020), l’Estratègia de Transformació Digital (2017-2020) i l’Estratègia per al Futur Digital de Sant Feliu (FDSF 2020-2024), i està alineada amb les principals polítiques europees i locals en aquest àmbit: Brúixola Digital Europea 2030, Estratègia Europa Digital (Shaping Europe’s Digital Future), i les estratègies i plans europeus específics que s’estableixen en aquest àmbit en el context europeu; Plan España Digital 2025, Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia del govern d’Espanya, i Pacte Nacional per a la Societat Digital (PNSD) i Pla Estratègic d’Infraestructures Digitals (PEID) del govern de Catalunya.
De fet, l’Agenda Digital de Sant Feliu de Llobregat es configura com un marc estratègic a llarg termini de l’Estratègia FDSF i n’amplia l'espectre per definir els principals objectius i línies d’actuació que l’Administració municipal haurà d’abordar per afrontar el repte de la transformació digital del municipi i del mateix Ajuntament en els pròxims vuit anys.
Objectius de la pràctica
General:
- Esdevenir una Administració digital oberta, intel·ligent, inclusiva i social
- Potenciar un nou marc de relació amb la ciutadania
- Avançar en el canvi cultural i la transformació de l’estructura productiva i organitzativa
- Orientar la governança de les dades i l’ús de dades obertes
- Provisió de serveis digitals més eficients, de qualitat, segurs, proactius i personalitzats, centrats en l’ésser humà
- Utilització de tecnologies amigables que millorin l’experiència de les persones usuàries, sobretot en l’àmbit de les polítiques socials
- Afavorir una eficient gestió de l’actuació administrativa per a la ciutadania
Específic:
- Millorar l’accessibilitat dels serveis públics digitals i mitjans de comunicació per a poder assolir un nivell d’accessibilitat global AAA
- Simplificar procediments
- Estalviar temps i recursos públics amb les absolutes garanties de qualitat jurídica
Població objectiu i abast territorial (districte, barri, etc.)
La ciutadania del municipi
Vinculació amb altres programes o actuacions
Els objectius de l’Agenda Digital de Sant Feliu de Llobregat s’alineen amb els objectius definits per les agendes mediambientals globals i locals com l’Agenda 2030 i els Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS), el Pacte Verd Europeu (European Green Deal) i l’Agenda del Canvi, el Pla Nacional Integrat d’Energia i Clima 2021-2030, i l’Agenda Urbana Espanyola (AUE) definides pel govern d’Espanya.
Implementació
Fases i principals línies d'actuació
Des de l’Ajuntament de Sant Feliu, s’ha elaborat al llarg dels anys un treball de reenginyeria de processos per tal d’evitar el que s’anomena “l’automatització de la burocràcia”, és a dir, abans de la digitalització dels procediments, realitzar un treball previ de revisió i millora dels processos, utilitzant la tecnologia com a palanca de canvi per millorar els serveis públics, posant la ciutadania en el centre i complint amb els principis de proactivitat, personalització i fent més fàcil la tramitació administrativa:
1. Aprovació d’ordenances per a l’automatització administrativa
En la sessió plenària de 29 de juliol de 2021, es va aprovar l’Ordenança de Transparència i Administració Digital que regula a l’article 41 l’actuació administrativa automatitzada; i, en la del 3 de novembre de 2020, el nou model de Secretaria en el marc de l’Estratègia de Transformació Digital del municipi que, entre d’altres objectius, destaca la implementació d’un model d’automatització de les funcions pròpies de secretaria per simplificar procediments, estalviar temps i recursos públics amb les absolutes garanties de qualitat jurídica i ser una eina per a afavorir una eficient gestió de l’actuació administrativa per a la ciutadania.
2. Avaluació de les actuacions administratives que es poden automatitzar
S’han catalogat totes les actuacions administratives que actualment es feien manualment i que poden ser susceptibles d’automatització, i per tant on es pot incorporar AAA.
3. Formació d’un equip de treball
S’ha establert un grup de treball liderat per la Secretaria de l’Ajuntament, per poder impulsar aquest projecte. Es tracta d’un equip multidisciplinari on intervé personal de Secretaria, d’Informàtica, de Gestió del Coneixement i de Transparència.
4. Execució de l’AAA
El compliment normatiu del Reglament 203/ 2021, de 30 de març, pel qual s’aprova el Reglament d’Actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics, en concret l'article 13.3, estableix que la determinació d’una actuació administrativa automatitzada.
1. Aprovació d’ordenances per a l’automatització administrativa
En la sessió plenària de 29 de juliol de 2021, es va aprovar l’Ordenança de Transparència i Administració Digital que regula a l’article 41 l’actuació administrativa automatitzada; i, en la del 3 de novembre de 2020, el nou model de Secretaria en el marc de l’Estratègia de Transformació Digital del municipi que, entre d’altres objectius, destaca la implementació d’un model d’automatització de les funcions pròpies de secretaria per simplificar procediments, estalviar temps i recursos públics amb les absolutes garanties de qualitat jurídica i ser una eina per a afavorir una eficient gestió de l’actuació administrativa per a la ciutadania.
2. Avaluació de les actuacions administratives que es poden automatitzar
S’han catalogat totes les actuacions administratives que actualment es feien manualment i que poden ser susceptibles d’automatització, i per tant on es pot incorporar AAA.
3. Formació d’un equip de treball
S’ha establert un grup de treball liderat per la Secretaria de l’Ajuntament, per poder impulsar aquest projecte. Es tracta d’un equip multidisciplinari on intervé personal de Secretaria, d’Informàtica, de Gestió del Coneixement i de Transparència.
4. Execució de l’AAA
El compliment normatiu del Reglament 203/ 2021, de 30 de març, pel qual s’aprova el Reglament d’Actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics, en concret l'article 13.3, estableix que la determinació d’una actuació administrativa automatitzada.
Actors que hi han intervingut
| Nom | Tipus | Fase en la qual intervé | Tipus d'intervenció | |||
Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat |
Administració local |
Totes |
Totes |
|||
Audifilm Consulting SL |
Empresa |
Implementació |
Presta el servei (gestor) |
|||
Recursos econòmics
Total euros per període
-
Recursos humans
1 cap de la Unitat d’Informació de Base.
1 tècnica de Gestió del Coneixement i Qualitat.
1 tècnica de Gestió del Coneixement i Qualitat.
Resultats
Descripció dels productes assolits
S’han catalogat els procediments que en el decurs de la tramitació dels expedients administratius i en el marc del funcionament intern de l’Ajuntament poden desenvolupar-se per mitjà d’Actuacions Administratives Automatitzades. Aquestes són:
- Inscripció automàtica al registre d’entrada electrònic i generació de rebut de registre d’entrada amb tramitació específica i sense
- Expedició de còpies autèntiques
- Foliat d’expedients
- Numeració automàtica dels informes de fiscalització de la intervenció municipal
- Inscripció automàtica al registre de sortida i numeració automàtica de la notificació
- Numeració automàtica dels decrets d’alcaldia
- Certificats de resolucions
- Validació tècnica automàtica de factures de companyies de serveis
- Expedició automatitzada de certificats d’empadronament
- Expedició automatitzada de volants de padró Actuacions Administratives
- Generació i pràctica de la notificació a la ciutadania i de les comunicacions interadministratives. Des de l’1 d’abril, s’han emès 3.246 certificats de decrets i 1.847 notificacions
Les automatitzades en cartera:
- Configuració del Llibre de Decrets
- Elaboració automàtica de les Actes de Ple
Ha estat possible el previ establiment de les especificacions, la programació, el manteniment, la supervisió i el control de qualitat, així com una auditoria adequada del sistema d’informació i del seu codi font, amb la indicació de l’òrgan responsable per a fins d’impugnació.
- Inscripció automàtica al registre d’entrada electrònic i generació de rebut de registre d’entrada amb tramitació específica i sense
- Expedició de còpies autèntiques
- Foliat d’expedients
- Numeració automàtica dels informes de fiscalització de la intervenció municipal
- Inscripció automàtica al registre de sortida i numeració automàtica de la notificació
- Numeració automàtica dels decrets d’alcaldia
- Certificats de resolucions
- Validació tècnica automàtica de factures de companyies de serveis
- Expedició automatitzada de certificats d’empadronament
- Expedició automatitzada de volants de padró Actuacions Administratives
- Generació i pràctica de la notificació a la ciutadania i de les comunicacions interadministratives. Des de l’1 d’abril, s’han emès 3.246 certificats de decrets i 1.847 notificacions
Les automatitzades en cartera:
- Configuració del Llibre de Decrets
- Elaboració automàtica de les Actes de Ple
Ha estat possible el previ establiment de les especificacions, la programació, el manteniment, la supervisió i el control de qualitat, així com una auditoria adequada del sistema d’informació i del seu codi font, amb la indicació de l’òrgan responsable per a fins d’impugnació.
Documentació produïda (informes, memòries, projectes, material de difusió...)
| Nom | Tipus | Data | Disponibilitat | Documentació adjunta | ||||
| Memòria AAA | Memòria | 31/12/2023 | -------- | MEMÒRIA_descriptiva_AAA.pdf |
||||
Difusió de la pràctica
S'ha fet difusió de la pràctica internament, amb una notícia a la intranet municipal, i també s’ha mencionat expressament en espais específics de coordinació administrativa i de coordinació tècnica.
Reconeixements i presentacions
Algunes de les accions contemplades en aquesta Agenda formen part del projecte que va distingir Sant Feliu de Llobregat com a Ciutat de la Ciència i la Innovació, amb la que la Secretaria General d’Innovació del Govern Espanyol distingeix els ajuntaments que aposten d’una manera decidida pel suport a la innovació en els seus territoris.
Pel que fa als aspectes més tècnics, la incorporació de l’AAA, requereix que l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat disposi de segells d’òrgans emesos pel prestador qualificat de serveis de confiança, en aquest cas el Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (Consorci AOC). Tots aquests corresponen a certificats de segell electrònic de nivell mitjà amb límits d’ús de signatura digital, sense repudiació i xifrat de claus.
Pel que fa als aspectes més tècnics, la incorporació de l’AAA, requereix que l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat disposi de segells d’òrgans emesos pel prestador qualificat de serveis de confiança, en aquest cas el Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (Consorci AOC). Tots aquests corresponen a certificats de segell electrònic de nivell mitjà amb límits d’ús de signatura digital, sense repudiació i xifrat de claus.
Impacte
La millora de l’eficiència i eficàcia en la gestió permet disminuir considerablement els temps de tramitació i, per tant, millorar així la prestació dels serveis públics a la ciutadania, fent-los més àgils.
Tenint en compte que l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat tramita una mitjana de 400 expedients a la setmana, l’impacte de la implantació de l’AAA en la generació d’aquests certificats suposa un estalvi aproximat de 20.800 dies en la tramitació anual que ara inverteixen persones en la tramitació manual.
S’ha comprovat que la mitjana de temps en l’elaboració i pràctica de la notificació efectiva abans de l’AAA era de 27 minuts efectius per part de l’administratiu. Això sense comptar amb els dies que pot passar un expedient en fase d’elaboració de notificacions, a causa de la càrrega administrativa. Actualment, amb l’automatització, no es dedica ni un minut a practicar les notificacions, que s’elaboren i envien automàticament.
Pel que fa a la signatura d’aquestes notificacions, que també passa a automatitzar-se i se signa amb segell d’òrgan, la mitjana de temps en signar la notificació abans de l’AAA era de 5 minuts efectius per part del secretari. Ara el secretari no empra cap minut a signar les notificacions.
Tenint en compte l’aproximació de les notificacions de decrets que es van practicar l’any 2024, que van ser 7.773 notificacions, s’estima una reducció de 7.773 signatures mitjançant incorporació de segell d’òrgan.
D'això en deriva un estalvi econòmic que, segons les estimacions, és de 37.447,92 €/any per la signatura del secretari i de 64.503,12 €/any per l’elaboració i pràctica de la notificació. També representa un impacte directe en la qualitat dels serveis a la ciutadania, que quedarien de la següent manera: abans de l’AAA es trigava una mitjana de 3 dies a iniciar les notificacions i amb l’AAA la notificació es genera, se signa i es practica en menys d’una hora.
Tenint en compte que l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat tramita una mitjana de 400 expedients a la setmana, l’impacte de la implantació de l’AAA en la generació d’aquests certificats suposa un estalvi aproximat de 20.800 dies en la tramitació anual que ara inverteixen persones en la tramitació manual.
S’ha comprovat que la mitjana de temps en l’elaboració i pràctica de la notificació efectiva abans de l’AAA era de 27 minuts efectius per part de l’administratiu. Això sense comptar amb els dies que pot passar un expedient en fase d’elaboració de notificacions, a causa de la càrrega administrativa. Actualment, amb l’automatització, no es dedica ni un minut a practicar les notificacions, que s’elaboren i envien automàticament.
Pel que fa a la signatura d’aquestes notificacions, que també passa a automatitzar-se i se signa amb segell d’òrgan, la mitjana de temps en signar la notificació abans de l’AAA era de 5 minuts efectius per part del secretari. Ara el secretari no empra cap minut a signar les notificacions.
Tenint en compte l’aproximació de les notificacions de decrets que es van practicar l’any 2024, que van ser 7.773 notificacions, s’estima una reducció de 7.773 signatures mitjançant incorporació de segell d’òrgan.
D'això en deriva un estalvi econòmic que, segons les estimacions, és de 37.447,92 €/any per la signatura del secretari i de 64.503,12 €/any per l’elaboració i pràctica de la notificació. També representa un impacte directe en la qualitat dels serveis a la ciutadania, que quedarien de la següent manera: abans de l’AAA es trigava una mitjana de 3 dies a iniciar les notificacions i amb l’AAA la notificació es genera, se signa i es practica en menys d’una hora.
Avaluació
Tipus
Interna
Ens
Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat
Principals conclusions
Observacions generals i aspectes assolits respecte als objectius inicials
S’ha millorat l’accessibilitat dels serveis públics digitals i mitjans de comunicació per a poder assolir un nivell d’accessibilitat global AAA. L’AAA ha aconseguit simplificar procediments i estalviar temps i recursos públics amb les absolutes garanties de qualitat jurídica. També ha afavorit la governança de dades i l’ús de dades, ja que assegura una eficient gestió de l’actuació administrativa per a la ciutadania. En definitiva, la pràctica ha promogut una administració digital oberta, intel·ligent, inclusiva i social, en un context de canvi cultural, que potencia un nou marc de relació amb la ciutadania.
Punts forts de la pràctica
La pràctica suposa un estalvi de temps i recursos, els quals es poden dedicar a altres tasques.
Representa la recepció immediata de notificacions per part de la ciutadania i, per tant, es compleix amb els 10 dies en notificar des de la signatura de la resolució. En definitiva, les notificacions són molt més ràpides, però també més àgils.
Representa la recepció immediata de notificacions per part de la ciutadania i, per tant, es compleix amb els 10 dies en notificar des de la signatura de la resolució. En definitiva, les notificacions són molt més ràpides, però també més àgils.
Punts dèbils de la pràctica
L’automatisme no s’executa immediatament després de la signatura, sinó cada hora.
Propostes de millora de la pràctica
Atès que s’ha implantat la triple A a les notificacions dels decrets, es preveu estendre-ho i implementar la triple A a les notificacions dels acords de la JGL i Ple.
D’altra banda, i per tal de donar compliment al ROM, les convocatòries dels òrgans col·legiats passarien a fer-se per decret, i es notificaria els membres tant bon punt aquest sigui signat.
D’altra banda, i per tal de donar compliment al ROM, les convocatòries dels òrgans col·legiats passarien a fer-se per decret, i es notificaria els membres tant bon punt aquest sigui signat.
Possibilitats de realitzar la pràctica a altres àmbits o entitats
Aquest és un projecte que és fàcilment traslladable a d’altres administracions públiques, ja que el procediment administratiu és comú per a totes les entitats.
Proposa una bona pràctica
Animem els ajuntaments de més de 5.000 habitants de Catalunya a proposar una bona pràctica.