Des de la unitat de Compres (que gestiona el circuit de compres) es va demanar una eina per tal de dur el control de totes les peticions de compres de material que fan els diferents departaments.

En el passat, el procés de compres englobava les mateixes activitats: la comanda, la gestió i obtenció de petits lots de material d'oficina, emmagatzematge, distribució i avaluació dels proveïdors. El context i els problemes més comuns trobats van ser:

- Sol·licitud de compres de material d'oficina
L'usuari era qui formulava les comandes, hi havia una mancança en el procediment degut a que les instruccions no eren clares. L'instrument més utilitzat era el correu electrònic, però en ocasions, acostumaven a fer-ho a través d'una trucada telefònica o verbalment, sense disposar de documents justificatius.

Sovint, aquest sistema era ineficaç en l'homogeneïtat del flux d'informació ja que hi havia molta confusió a l'hora d'utilitzar el mateix llenguatge. Aquest fet ocasionava retards i temps improductius fent difícil la comprensió de la comanda.

- Gestió de compres
Implicava adquirir els materials ajustant-se als següents paràmetres: preu, qualitat, quantitat, condicions de lliurament i condicions de pagament.

La seva relació de dependència amb el proveïdor i el seu servei podia impactar negativament sobre la satisfacció del "client intern".

- Recepció de béns en magatzem
Contempla la recepció, classificació, inventari i control de les adquisicions. Implica fer seguiment, supervisió i recepció del material d'oficina. És tan important la comprovació de l'albarà com el bon estat dels productes. En cas d'observar productes defectuosos o, que no corresponien amb la comanda, es tornaven al distribuïdor.

La manca de registres sobre la recepció del material era un dels problemes més freqüents.

- Avaluació del proveïdor
El proveïdor s'escollia segons els següents criteris: preu, qualitat tècnica del producte i, millores sobre les condicions de lliurament.

L'absència de planificació implicava la dependència del proveïdor per solucionar els errors que podien haver estat comesos donada la manca d'una anàlisi dels productes més sol·licitats. Només es feia seguiment del proveïdor, a partir d'una avaluació de productes, resultats de l'any anterior i del qual exercici corrent.

- Emmagatzematge
Al magatzem dels materials rebuts es classificaven segons la classe, quantitat i dimensions dels mateixos.

La manca de gestió d'estoc podia disminuir el espai del magatzem, portant al caos. El desordre i falta de control del material en desús més, en ocasions, la manca de registre de la sortida de mercaderies feia que disminuís la capacitat de gestió de l'espai del magatzem.

- Distribució
El servei de compres distribueix als altres departaments els productes sol·licitats sota els paràmetres d'òptima qualitat i entrega a just temps


En aquest sentit, des de l'Ajuntament d'Esplugues de Llobregat es va fer palesa la necessitat crear una aplicació que unifiqués el llenguatge i el formulari de les comandes per a les compres de material d'ofimàtica.

La població objectiu d'aquest projecte són els diversos departaments de l'Ajuntament.

Dins el Programa d'Actuació Municipal aquesta actuació està alineada amb l'Actuació 139: EIX 5 Bon Govern; Línia 5.4 Promoure el Bon Govern; Consolidar l'austeritat en la despesa mantenint l'eficiència i la qualitat dels serveis.

-Disseny (Març- Juliol 2016)

Amb el responsable de Compres es va fer la primera anàlisi del circuit de compres, es va definir un model inicial i es van recollir les especificacions inicials.

-Proves / Preproducció (Juliol- Agost 2016)

Es van designar (inicialment) diferents responsables per àmbits per fer les peticions de compra. D'aquests, es van seleccionar un quants per fer les primeres proves de l'aplicació per tal d'ajustar-ne el procediment i avaluar noves especificacions que tenien que ser recollides i desenvolupades.

-Difusió / Producció (Setembre 2016)

A través del portal corporatiu, es va comunicar que a partir d'una data (Setembre -2016) les peticions de compra de material es farien a través de la nova aplicació i que no s'acceptarien peticions fetes per formulari de paper o correu electrònic.


La metodologia seguida va ser fruit d'una relació de treball col·laborativa. Es van realitzar entrevistes individuals a treballadors implicats i es va compartir resultats en l'equip de treball, el que ha permès un adequat nivell d'anàlisi. En l'equip de treball mixt van participar: consergeria, usuaris del servei, informàtica i el responsable de compres, tots ells capacitats i motivats per sistematitzar el procés.

La dinàmica perseguia:
• Analitzar l'activitat per millorar resultats.
• Introduir el concepte de millora contínua.
• Produir reflexions entre els usuaris per aconseguir una major efectivitat i reincorporar-les al procés.
• Orientar a l'usuari i al proveïdor al procés, ja que tots dos intervenien, no només el servei de compres.
• Optimitzar el procés implementant millores senzilles i introduint canvis substancials per corregir els punts febles identificats, aconseguint així canvis significatius en l'operativa de compres.

Es va treballar la comunicació del projecte a través del portal de l'empleat publicant-se el propòsit i els resultats obtinguts. Es va treballar la gestió del canvi, a través de la formació i el suport a l'usuari per evitar o reduir la resistència al canvi.

Amb la reenginyeria es pretenia assolir tres objectius:

1.- Crear una aplicació que optimitzés el procés actual, des de la gestió de la comanda fins a la seva subministrament per reduir els passos actuals, donant-li més agilitat i poder conèixer l'estat de les comandes.
2.- Homogeneïtzar el llenguatge. La mateixa aplicació permet endevinar les especificacions del producte, el que assegura que el servei de compres s'ajustés a l'adquisició del material que l'usuari esperava rebre.
3.- Minimitzar estocs, reduir temps de lliurament i control de costos.

Es va plantejar la implantació d'un sistema informàtic després de sorgir problemes com els inventaris periòdics i les pèrdues de temps en recerques de productes.

-

Tot es va fer amb recursos propis, des dels responsables del servei fins el disseny i programació de l'aplicació.

• Personal dels Sistemes d'Informació: desenvolupament de l'aplicació.
• Personal de la Unitat de Compres: petició inicial del projecte i posterior suport en el disseny i definició de les especificacions i necessitats.
• Diferents departaments de l'organització en la fase de proves.
• Posada en producció a tot l'Ajuntament

Es va seguir una metodologia basada en entrevistes individuals als treballadors. Els resultats d'aquestes entrevistes es van traslladar a l'equip de treball mixt per tal de ser analitzats.

• L'element principal ha estat una aplicació web accessible des del navegador, des del que es fa tota la gestió de les necessitats de material de les diferents unitats.
• El model de gestió de la informació i organitzatiu.


El funcionament bàsic de l'aplicació és el següent:

1. Es fa la selecció del producte que es necessiti en la llista de productes. En aquesta llista hi ha enumerats els articles d'ofimàtica juntament amb una imatge per poder identificar el producte. També es pot crear una llista de preferits o productes més demanats.
2. Els productes sol·licitats s'envien als Gestors de Compra, que són els que s'encarreguen de processar i fer les comandes del material demandat. Si es tracta d'un producte comú, es demana; mentre que hi ha determinats productes que per les seves característiques necessiten autorització.
3. Si s'aprova la petició es pot produir l'entrega (fragmentada o de cop en una sola entrega). A mesura que es van fent entregues l'estoc es va descomptant automàticament del magatzem.
4. A més a més, aquesta eina permet posar alarmes a determinades funcions, com puguin ser: a) quan queda una determinada quantitat d'estoc per recordar de demanar-ne més; b) no permet efectuar algunes entregues perquè no hi ha estoc suficient.
5. Permet obtenir informació de quin material s'utilitza més, quins departaments utilitzen més material, quines quantitats s'utilitzen, etc.

Des de l'intranet de l'Ajuntament i com a mecanisme habitual de comunicació als treballadors de les novetats o les notícies que els afecten.

L'Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos, AERCE, va lliurar a l'Ajuntament d'Esplugues un Accèssit en la categoria de Sector Públic en l'edició 2017 dels premis El Diamante de la Compra.

http://eldiariodelcomprador.com/index.php/aerce-al-dia/noticias-aerce/item/901-aerce-premia-la-innovacion-el-liderazgo-y-la-responsabilidad-social-de-los-departamentos-de-compras-en-2017

http://www.esplugues.cat/noticias/ajuntament-esplugues-reconegut-per-compres-en-el-sector-public-es

• S'elimina el paper amb l'aplicació informàtica. Es coneix l'estat de la comanda i es controla el procés d'emmagatzematge en forma digital.
• Es gestiona la relació externa amb els proveïdors, validant i avaluant la capacitat del proveïdor per a prestar servei.
• Reutilització d'alguns materials (productes en desús o caducats).
• Optimització del procediment de compres del material d'oficina.
• Estalvi en els costos. Es busquen acords amb nous proveïdors.
• Adhesió al contracte marc de subministrament de materials de l'Associació Catalana de Municipis.
• Es va obtenir un important estalvi respecte a l'any anterior, beneficiant-se d'un servei de qualitat amb unes condicions avantatjoses.
• Es disposa d'indicadors de gestió.

Amb el desenvolupament de l'aplicació s'ha pogut donar resposta a l'objectiu principal en tant que des de la seva posada en marxa s'ha millorat la gestió de peticions de material. A més a més, s'ha erigit com una eina per recopilar informació de diversos tipus des de la quantitat de material que es consumeix a l'Ajuntament d'Esplugues de Llobregat, fins al seguiment de tot el procés de la petició (des de la petició fins a l'entrega).

• Millora en la gestió i control del Material.
• Menys despesa.
• Eliminació de paper.
• Definició de nous processos al detectar un consum elevat d'articles, desenvolupant per exemple altres aplicacions i eliminant paper.
• Simplificació del procés de compra de material d'oficina.

De moment no se n'ha detectat cap, d'aquí que no hagi estat necessària cap actualització ni canvi en l'eina.

Seria interessant transferir aquesta pràctica a d'altres municipis i/o institucions en tant que agilitza i permet una millor gestió del material d'ofimàtica, així com un millor control de la despesa.