L'Ajuntament de Gavà inicia el mandat 2015-2019 amb la voluntat política d'impulsar un Pla d'Actuació Municipal en el qual l'escolta activa, la transparència i el retiment de comptes fossin part essencial d'aquest. El municipi venia d'un mandat anterior sense PAM i, per tant, es partia d'una situació inicial molt dèbil amb els avantatges i inconvenients que això representa: per una banda, hi havia certa llibertat a a l'hora de dissenyar aquest sistema de seguiment però, per altra banda, mancava una visió de seguiment transversal a l'organització, un aspecte clau en la implicació de gran part dels departaments. És en aquest context que es busca apostar pel retiment de comptes, que es veu com l'oportunitat de crear un sistema d'indicadors que permeti consultar l'estat d'execució del PAM.

Població objectiu: Tota la ciutadania.

Territori: Gavà.

Al ser una iniciativa la qual es basa en el retiment de comptes d'aquelles projectes i programes de mandat, té una vinculació directa amb totes aquelles accions recollides en el mateix Pla d'Actuació Municipal. Per altra banda, les dades s'obtenen directament del portal d'Open Data, vinculant-la així amb aquest portal.

1. Identificació de persones de l'organització, sobretot caps intermedis, que tenien accions del seu àmbit en el PAM i que per tant serien els referents d'aquestes en tot el procés de seguiment.
2. Formació als referents d'àmbit en matèria d'indicadors per tal que fossin capaços d'establir aquests indicadors per cadascuna de les accions assignades i així desenvolupar el sistema d'indicadors.
3. Recollida d'informació, d'aquests indicadors i dels altres ítems que es van considerar necessaris per desenvolupar el sistema de seguiment.
4. Disseny de la pàgina web en funció de la informació recollida.
5. Bolcar la informació a la base de dades amb la corresponen formació als tècnics perquè coneguessin el seu funcionament.
6. Publicació i presentació de la web.
7. Actualització semestral per part dels referents d'àmbit d'aquests indicadors.

26620.00

El Finançament aquí és la suma de la contractació de la consultoria que va ajudar en el desenvolupament del sistema d'indicadors (12.100€) i el disseny i desenvolupament del sistema web, tant el back office com el front office (14.520€).

Implicació del cap de Participació ciutadana i d'un tècnic mig del mateix departament per la coordinació i implementació del projecte. També s'ha comptat amb el suport de personal del departament d'informàtica de l'Ajuntament per implementar la pàgina i fer-ne algunes evolucions i millores d'aquesta.

Fruit d'aquest projecte s'han obtingut dos productes principals: la pàgina web del PAM i la base de dades que conforma el sistema de seguiment del PAM i de la qual es nodreix la pàgina web.

Aquesta base de dades inclou tota aquella informació que els referents d'àmbit del PAM, és a dir, els responsables de les diferents accions, van introduint i actualitzant de manera semestral i que conformen la base de la pàgina web. En aquesta base de dades es recullen aspectes com les descripcions de les accions, el seguiment qualitatiu d'aquestes, l'àrea de l'organització de la qual depenen, així com també el personal tècnic i polític de referència. També es recull la data d'inici i fi prevista per l'execució de l'acció i les URL a través de la qual es poden evidenciar els resultats. De la mateixa manera, també estan els indicadors els quals informen de l'estat d'assoliment de les accions.

Tota aquesta informació es bolca a la pàgina web, a través de la qual s'obté de manera gràfica quin és l'estat del PAM. A través d'aquesta es permet visualitzar de forma global l'estat d'assoliment del PAM i entrar en detall fins al nivell d'indicadors. Aquesta visualització es pot fer segons els àmbits del PAM o també segons l'estat de les diferents accions (pendent d'inici, en procés o finalitzades) o bé un llistat de les accions emblemàtiques del mandat.

Pel que fa la difusió de la pràctica, aquesta s'ha realitzat a través de diferents canals de comunicació, tant interns a l'organització com de cara a la ciutadania. Pel que fa a l'organització es va fer l'enviament d'un correu electrònic i es va publicar la notícia a la pàgina principal de la intranet. Per altra banda, de cara a la ciutadania l'alcaldessa va fer un acte públic a meitat de mandat on es va explicar quina era l'estat d'assoliment del PAM i es va aprofitar per presentar la plataforma a la ciutadania. Així mateix, se'n va fer difusió a través d'una notícia inclosa en la revista municipal que es reparteix mensualment a tots els habitatges de la ciutat.

S'ha presentat l'eina en un grup de treball de la Diputació i diferents municipis sobre catalogació integral de serveis -en el que l'Ajuntament de Gavà pertany- on va tenir bona acollida i s'està utilitzant com a referència per seguir treballant en aquesta idea.

Tot i que és cert que no s'ha mesurat de forma quantitativa l'impacte d'aquesta pràctica, és cert que es considera que principalment aquest ha repercutit en termes de retiment de comptes, transparència i traçabilitat del propi procés però també de l'organització en general en tant que el PAM recull aspectes transversals de tot l'Ajuntament.

Un dels principals punts forts d'aquesta pràctica és la seva transversalitat i que s'ha aconseguit la implicació de la majoria de departaments i serveis de l'Ajuntament. Així mateix, també destaca com a eina de retiment de comptes basada en indicadors objectius, el que garanteix un seguiment acurat i real de l'estat d'execució del PAM.
Per altra banda, també destacar com a punt fort que la pàgina web es nodreix del portal d'Open Data, el que també permet l'explotació d'aquestes dades per part dels ciutadans.

Aquest és el primer mandat en el qual es desenvolupa un seguiment del Pla d'Actuació Municipal i per tant, segurament el principal punt dèbil és la manca d'experiència, però bé és cert que s'han anat fent millores per trobar solucions als problemes de disseny i conceptuals que presentava la primera versió.

Reforçar el sistema de seguiment dels indicadors, intentant que aquests siguin el màxim d'automàtics possible. També queda per millorar alguns aspectes del disseny gràfic de la pàgina web.