El paper de les Administracions Públiques ha canviat substancialment durant les darreres dècades. Els canvis socials, polítics, econòmics, mediambientals han donat pas a nous escenaris de creixent complexitat que requereixen també d'una resposta més holística i transversal per part de l'Administració.
Els avenços tecnològics també han incidit molt en el nostre model actual de societat i ha modificat la nostra forma de treballar, de comunicar-nos i de relacionar-nos tant internament com amb la ciutadania.
En aquest escenari, les administracions públiques han iniciat un procés de modernització i millora per adaptar-se a aquesta nova realitat. Una tendència que s'ha vist accelerada per la Covid-19, la pandèmia mundial que ha sacsejat el món i que ha fet palès que vivim en un entorn VUCA (volàtil, incert, complex i ambigu), en el que la transformació digital i organitzativa esdevé una prioritat per seguir prestant uns serveis públics de qualitat a la ciutadania.

El Programa de Govern 2019-23 de l'Ajuntament de Terrassa evidència la voluntat i compromís de l'equip de govern per preparar l'administració local per donar resposta a les necessitats presents i als reptes futurs. Concretament, l'objectiu 9 "Un Ajuntament de tothom, per a tothom", alineat amb l'ODS 11, aglutina els eixos que han d'impulsar la reforma i transformació organitzativa i tecnològica a l'Ajuntament de Terrassa.

En aquest context, la comunicació interna juga un paper clau com instrument al servei de l'organització per fer possible la seva transformació i evolució continua, facilitant la seva adaptació i capacitat de resposta i, en definitiva, facilitant la gestió del canvi.

Enfortir la identitat corporativa i promoure la innovació i millora continua són dues de les línies estratègiques de treball de la comunicació interna a l'Ajuntament de Terrassa:
L'actiu més important de les organitzacions són les persones que en formen part. El sentiment de pertinença i d'identitat corporativa afavoreix la productivitat, la retenció del talent i la qualitat dels serveis que s'ofereixen a la ciutadania. Aquest reforç del vincle intern resulta especialment necessari des de l'inici de la pandèmia, on el treball no presencial ha reduït el contacte real entre companyes i companys i , alhora, els equips han hagut de fer gran esforç per adaptar-se a un context amb necessitats ciutadanes sobrevingudes.

Per tal de donar resposta a les necessitats presents i estar preparats per afrontar els reptes futurs, les administracions públiques han d'estar en un procés de millora contínua, obertes als avenços que es produeixen i aprofitant el talent i el coneixement intern existent entre els i les professionals que en formen part.

Població: és una proposta adreçada al conjunt del personal municipal i d'abast a totes les àrees, serveis i Societats Municipals de l'Ajuntament de Terrassa

Territori: la ciutat de Terrassa.

En primer lloc, el portal ConnectA'T està vinculat al programa de Govern 2019-23, que mostra el compromís de l'equip de govern per preparar l'administració local per donar resposta a les necessitats presents i als reptes futurs, entre ells, la reforma i transformació organitzativa i tecnològica de l'administració.

D'altra banda, el portal ConnectA'T està estretament vinculat al servei de Comunicació Interna del Consistori, que té entre les seves línies estratègiques de treball enfortir la identitat corporativa, reforçant el vincle intern, i promoure la innovació per donar resposta a les necessitats presents i estar preparats per afrontar els reptes futurs i tot amb un clar objectiu: la millora continua interna per donar el millor servei a la ciutadania.

El projecte ConnectA'T consta de 4 línies de treball:
- Informativa: Proporcionant nous espais i continguts de valor, actualitzats i adaptats als interessos i necessitats del personal municipal.
- Formativa: Contribuint al desenvolupament de les habilitats i coneixements necessaris sobre els temes que es plantegin.
- Suport: Fent acompanyament en la gestió del canvi que suposen la incorporació de noves formes de treballar i relacionar-se tant internament com amb la ciutadania.
- Participació: Obrint la possibilitat que el personal municipal pugui fer aportacions des de les seves funcions, responsabilitats, experiència i coneixement.

Les principals accions que de moment ja s'han portat a terme en cada una d'aquestes línies de treball han estat:

Informació

Dins la Intranet municipal, s'ha creat un portal ConnectA'T, accessible per a tot el personal municipal, on es centralitza tota la informació i continguts relacionada amb la iniciativa.

Aquest portal està concebut com un espai dinàmic on es crearan noves seccions en funció de la pròpia evolució dels continguts que s'hi treballin. Inicialment, el portal s'ha posat en marxa amb 4 temàtiques: Teams, Outlook Web App, Eines Office 365 i Transformació Digital.

Tot i que ConnectA'T s'ha concebut per tractar qualsevol temàtica d'interès comú i transversal, en la seva posada en marxa s'han prioritzat els continguts tecnològics, per donar resposta a la necessitat identificada entre el personal municipal, en relació a l'ús dels recursos digitals en el treball no presencial.

Formació

A l'inici de la pandèmia i de les mesures de confinament que es van adoptar, es va generar la necessitat de donar a l'organització d'eines que permetessin continuar amb l'activitat dels serveis malgrat el canvi en molts casos, del treball presencial al teletreball. Aquestes eines ofereixen els avantatges de realitzar xats, reunions de vídeo, trucades, repositoris de documents compartits...de forma integrada amb altres aplicacions. Malgrat tot el potencial d'aquestes eines, la manca d'experiència del seu ús en l'entorn laboral generava la necessitat de formació. Les píndoles de coneixement són breus continguts tutorials realitzats pels companys i companyes de l'Ajuntament on s'explica de forma fàcil i senzilla funcionalitats concretes. En aquest sentit, s'ha donat accés a formació i alfabetització digital en l'ús d'eines col·laboratives per fomentar el treball en xarxa.

A més a més, des de l'inici de ConnectA'T s'ofereixen sessions formatives en línia per compartir aprenentatge, aclarir dubtes i consultes sobre els temes que es tracten. La persona o persones que preparen i realitzen la formació són també personal municipal que té coneixement sobre els temes que es tracten. Aquestes formacions tenen una periodicitat programada i s'ofereixen al conjunt del personal, qui pot inscriure's fins que hagi disponibilitat de les places disponibles. En cas de molta demanda s'obren noves sessions per donar resposta.
Seguint el mateix criteri de les píndoles de coneixement, les formacions realitzades fins al moment han prioritzat la formació en les noves eines i recursos utilitzats principalment en el treball no presencial.

Suport

Per tal de fer accions d'acompanyament més específica per facilitar la gestió del canvi que suposa la posada en marxa de noves eines tecnològiques digitals, entre el Servei de Tecnologia i Sistemes d'Informació i el Servei de Comunicació Interna s'ha creat un equip de 3 persones que dediquen part de la seva jornada a explorar les funcionalitats de les noves eines tecnològiques a disposició del personal i a generar els continguts que s'ofereixen i les formacions que s'organitzen dins ConnectA'T.

Participació

Aquesta és una iniciativa oberta a tots els membres de l'organització i per això des del seu inici hi ha un especial interès en promoure la participació de tothom. L'espai Digues la teva! permet recollir la valoració de totes les activitats i continguts que s'ofereixen a través d'un formulari i alhora, fer propostes de millora i suggeriments de nous temes a través d'una bústia de correu electrònic.

Tanmateix, Per tal d'apropar ConnectA'T als serveis i al personal de les diferents àrees municipals i, alhora, promoure la participació més activa del personal de l'organització, s'ha creat un equip transversal amb persones de totes les àrees, en el que també participa l'equip d'Ambaixadors digitals que de forma periòdica (cada 2 mesos) es reuneix telemàticament i comparteixen la valoració dels temes que s'han tractat dins ConnectA'T i es planifiquen els continguts i noves propostes que es duran a terme fins a la propera reunió. En aquestes reunions es prioritza la intervenció d'aquestes persones referents que, alhora, estableixen vincles entre elles i que faciliten el contacte per a altres projectes i accions que es portin a terme des dels serveis de les àrees a les que pertanyen.
 

No es requereix d'un pressupost addicional i es pot desenvolupar amb els recursos humans i tècnics ja disponibles dins l'organització.

En l'àmbit tecnològic s'utilitza la Intranet municipal per crear el portal que centralitza la informació i els continguts que s'ofereixen i TEAMS com a àrea de treball que permet la interacció entre el personal de manera no presencial a través de xats i videotrucades.

El projecte està liderat i coordinat per l'equip de Comunicació Interna i avaluació de programes de l'Ajuntament de Terrassa, integrat dins l'Àrea d'Economia, Finances, Serveis Generals i Govern Obert. Tot i que l'espai ConnectA'T està concebut com un recurs de l'organització al servei de l'organització en el que tot el personal municipal que ho desitgi pot participar tant produint continguts com utilitzant-los, existeix un equip impulsor de ConnectA'T que l'impulsa i vetlla per fer possible el seu funcionament. Aquest equip està format per 9 persones que es reuneixen 1h setmanalment. Aquest equip està integrat pel Servei de comunicació interna, el Servei de Tecnologia i Sistemes d'Informació i el Servei de Gestió Documental.

Per tal de fer accions d'acompanyament més específica per facilitar la gestió del canvi que suposa la posada en marxa de noves eines tecnològiques digitals, entre el Servei de Tecnologia i Sistemes d'Informació i el Servei de Comunicació Interna s'ha creat un equip de 3 persones que dediquen part de la seva jornada a explorar les funcionalitats de les noves eines tecnològiques a disposició del personal i a generar els continguts que s'ofereixen i les formacions que s'organitzen dins ConnectA'T.

Finalment, per tal d'apropar ConnectA'T als serveis i al personal de les diferents àrees municipals i, alhora, promoure la participació més activa del personal de l'organització, s'ha creat un equip transversal amb persones de totes les àrees, en el que també participa l'equip d'Ambaixadors digitals que de forma periòdica (cada 2 mesos) es reuneix telemàticament i comparteixen la valoració dels temes que s'han tractat dins ConnectA'T i es planifiquen els continguts i les noves propostes que es duran a terme fins a la propera reunió. En aquestes reunions es prioritza la intervenció d'aquestes persones referents que, alhora, estableixen vincles entre elles i que faciliten el contacte per a altres projectes i accions que es portin a terme des dels serveis de les àrees a les que pertanyen.

En funció dels continguts que es treballin en cada moment, altres serveis municipals agafen el protagonisme de l'eina. Fins el moment, hi han col·laborat els i les professionals del servei de Tecnologia i Sistemes d'Informació i del servei local de Gestió Documental, Arxius i Registre.

La plataforma UTINC és la principal eina de comunicació interna. Aquest espai online està adreçat al conjunt del personal de l'Ajuntament i de les seves Societats Municipals i compila diferents informacions de valor per als treballadors i les treballadores municipals, com la presentació de la corporació i les seves àrees i serveis, comunicats oficials, circulars, tauler sindical, agenda corporativa, avisos i incidències...

L'UTINC incorpora diferents portals, que es desenvolupen per donar cobertura a projectes d'envergadura, com els portals ConnectA'T, Ariadna o Ciberseguretat. També s'hi poden trobar actualitzades altres informacions d'interès, en diferents formats:
- L'editorial: redaccional destacat, que amplia notícies de la corporació que tenen especial rellevància interna. S'actualitza periòdicament, en funció de l'actualitat.
- Bon dia: missatge diari, que dona la benvinguda als i les professionals. Poden ser consells saludables, de seguretat, motivadors...
- Altres notícies d'interès.

Tot i que l'espai ConnectA'T està concebut com un recurs de l'organització al servei de l'organització en el que tot el personal municipal que ho desitgi pot participar tant produint continguts com utilitzant-los, existeix un equip impulsor de ConnectA'T que l'impulsa i vetlla per fer possible el seu funcionament. Aquest equip està format per 9 persones que es reuneixen 1h setmanalment: Aquest equip està format per 9 professional de tres serveis: Comunicació Interna, Tecnologia i Sistemes d'Informació i Gestió Documental, Arxius i Registre.

A més a més, sovint, en les dinàmiques de les formacions es generen debats i es realitzen propostes de futures temàtiques.

- Portal Connecta't.
- S'han elaborat 29 vídeos, accessibles des d'un canal privat de Youtube per als me
- S'han elaborat 20 guies de text.
- S'han fet 30 formacions en línia obertes al conjunt del personal , en les que han participat 356 persones i 87 sessions especifiques adreçades a equips de treball.
- Creació de l'equip d'ambaixadors digitals.
- Creació del grup de Telegram “InformA'T”. Els subscriptors d'aquest canal de comunicació –actualment 842 persones pertanyents a l'organització- reben puntualment les darreres notícies internes: incidències, notícies destacades, novetats als portals de l'UTINC...

Per tal d'afavorir la difusió de la proposta dins l'organització i facilitar la identificació de les accions que es porten a terme, es crea una identitat que juga amb la idea de connexió digital i alhora amb la connexió entre persones. La part digital perquè adquireix protagonisme en el format que es proposa i la part de persones, perquè elles són el centre de la iniciativa.

L'A i la T destacades fan referència a l'Ajuntament de Terrassa, amb la qual cosa ConnectA'T és també una invitació a estar en connexió amb la organització.

El lema "Compartim el coneixement intern" lliga directament amb la idea embrionària de la iniciativa.

El vídeo presentació de ConnectA'T permet apropar el coneixement de la iniciativa a través dels dispositius mòbils pel personal municipal que voluntàriament s'ha subscrit al canal privat de comunicació interna a través de la telefonia mòbil.

La pròpia Intranet municipal esdevé un canal molt efectiu no només per donar a conèixer la iniciativa sinó també per informar de les novetats que es fan incorporant, ja sigui a través de notícies destacades a la pàgina inicial, ja sigui a través del propi portal ConnectA'T.

- Ha enfortit relacions interpersonals malgrat el treball no presencial.
- Afavoreix el coneixement mutu del personal.
- Ha augmentat el sentiment de pertinença al consistori.
- Propicia sinergies de col·laboració entre serveis.
- Complementa les accions de formació continuada amb la incorporació de mirades transversals sobre temes d'interès comú dins l'administració pública.
- Aprofita els avantatges que ofereix la tecnologia per oferir formats flexibles i eficients.
- Contribueix al desenvolupament de les competències digitals dins l'organització.

Interna

Ajuntament de Terrassa

En la seva primera etapa, el projecte ConnectA'T s'ha orientat a aa transformació organitzativa i la cultura col·laborativa en aquest nou context derivat de la pandèmia de la COVID-19. Tanmateix, es tracta d'un projecte viu i dinàmica que ja està treballant desenvolupament dels espais d'interseccionalitat, drets humans i perspectiva de gènere en les polítiques públiques, els OSD, Agenda 2030, economia social i contractació pública.

Malgrat que és aviat per extreure conclusions definitives, en tant que l'experiència ConnectA'T té una trajectòria de pocs mesos, s'han recollit enquestes amb les opinions dels usuaris que han participat en les activitats realitzades o que han consultat el portal per obtenir informacions o fer arribar les seves opinions. La valoració inicial està resultant molt positiva. El personal aprecia, especialment, el fet de poder intercanviar coneixements amb els/les companys/es. Aquesta posada en comú del talent que hi ha a l'Ajuntament és un dels aspectes millor valorats.

- La innovació en el format.
- La transversalitat del seu abast dins l'organització.
- La resiliència per fer de la dificultat del treball no presencial una oportunitat per generar noves formes de relacions interpersonals entre companys i companyes, amb continguts d'utilitat per a la millora organitzativa, tot repercutint en una millora del servei a la ciutadania.

- Limitacions tècniques de la Intranet per fer formats responsive.
- Manca d'experiència prèvia en el treball massiu telemàtic.
- Desconeixement noves eines de treball (Teams...).

Pel que fa a les propostes de millora, s'ha marcat com a prioritària l'actualització de la plataforma de comunicació interna de l'Ajuntament, per facilitar la seva utilització per part de les persones usuàries i perquè els continguts siguin accessible des de dispositius mòbils.

A més a més, la propera introducció de nous continguts permetrà testejar l'opinió dels usuaris i plantejar nous àmbits de millora.

Per les seves característiques és fàcilment transferible a altres entorns i fàcilment adaptable a diferents estructures organitzatives. Tanmateix, cal tenir en compte que l'evolució de la pandèmia marca les dinàmiques del projecte.

A més, cal pensar en la creació de material sobre temes molt propers a les necessitats de les persones que treballen al consistori i defugir aquells temes que no afectin el dia a dia. En aquest sentit, si les persones que treballen a l'Ajuntament veuen el benefici és més senzill que s'hi impliquin.

Finalment, si bé és una proposta que no té un cost econòmic, cal trobar aliances amb aquells serveis més proactius per tal que ajudin a engegar el projecte i facin efecte crida a la resta.