El projecte de relleu generacional neix com a part d'una iniciativa pilot sota el paraigua de la Diputació de Barcelona, en el que també hi han participat els Ajuntaments de Sant Feliu de Llobregat i Premià de Mar. El projecte sorgeix a través dels contactes amb la Diputació de Barcelona i la necessitat de desenvolupar una prova pilot en 3 municipis. Aquesta iniciativa s'implementa en tant que la problemàtica és una qüestió transversal a les administracions públiques. És per aquest motiu que la Diputació de Barcelona es va fixar com a prioritat desenvolupar un pla d'actuació per poder planificar, de forma òptima, el futur de les plantilles i alhora aprofitar l'oportunitat per atreure nou talent a l'administració.

Entre el personal tècnic especialitzat en RRHH de la Diputació de Barcelona i l'Ajuntament d'Esplugues de Llobregat es va desenvolupar una anàlisi de les edats de la plantilla, seguint un format establert per la Diputació, on es va posar de manifest la qüestió del relleu generacional i les implicacions d'aquest procés pel funcionament organitzacional de l'ajuntament. De les 299 persones que formen part de la plantilla en el moment de la diagnosi, un 30,67% es jubilarà en els pròxims 5 anys i un 25% en els pròxims 10 anys. La plantilla té una mitjana d'edat de 50,3 anys, dels quals el 24% són nivell A1/A2, el grup més envellit, i el 76% C1/C2/AP. L'envelliment de les plantilles i les jubilacions formen part d'un procés que haurà d'afrontar el sector públic en els pròxims anys. L'edat mitjana prevista l'any 2030 (sense noves incorporacions) és de 56,6 anys.

La qüestió del relleu té implicacions pel que fa a la gestió del coneixement intern, la necessitat d'evitar buits per causa de les jubilacions i l'acompanyament en el procés d'acollida i integració en llocs clau. D'aquestes jubilacions, 75 persones fins a 2030, hi ha altres implicacions de rellevància com el fet el 24% seran quadres de comandament amb un coneixement sovint intangible clau pel funcionament de les administracions locals.

El projecte s'orienta a una població 299 persones (52% homes i 48% dones) com a part de la plantilla municipal de l'àmbit intern Ajuntament.

La iniciativa forma part del procés marc de la Diputació de Barcelona que ha estat desenvolupat des de l’any 2020 amb els 3 municipis pilot. El procés ha estat configurat com a una nova línia d’assistència al Catàleg de Serveis 2021-2023 que els ens locals de la demarcació de Barcelona poden sol·licitar i s’ha elaborat el document: “Guia de relleu generacional per als governs locals”.

El desenvolupament del projecte consta de 4 fases principals. El procés en termes generals és anàleg a la “Guia de relleu generacional per als governs locals” per als governs locals mencionada anteriorment. Cada una de les fases es pot observar amb major grau de detall al mateix document de la Guia:

Fase 1. Anàlisi d’edats de la plantilla i la seva evolució.

La primera etapa consisteix a analitzar l’edat de la plantilla i la seva distribució i composició des de diferents perspectives, com la mitjana d’edat de la plantilla i anàlisis segons grups d’edat.

Fase 2. Procés d’identificació dels llocs clau del mapa previst de jubilacions.

La segona fase consisteix a identificar els llocs clau que es preveu que quedin vacants per jubilació en l’escenari temporal dels pròxims 10 anys: determinar els criteris per definir aquests llocs clau (llocs de comandament, d’alta especialització o llocs singulars o unipersonals), valorar-los i classificar-los.

Fase 3. Perfil dels llocs clau i criteris per cobrir les vacants generades per jubilació.

Aquesta etapa s’orienta a estudiar els llocs clau i no clau per repensar possibles modificacions i determinar el futur dels llocs de treball, així com definir com cobrir les vacants en l’escenari temporal dels pròxims 10 anys. Consisteix en un treball descriptiu i en l’elaboració de propostes sobre el perfil funcional, competencial i formatiu per tipologia de llocs.

Fase 4. Gestió i transferència del coneixement en els processos de relleu generacional.

En el moment d’elaboració de l’informe, l’Ajuntament d’Esplugues de Llobregat, es troba desenvolupant la 4a Fase ja a la seva etapa final. La principal acció en la gestió i transferència del coneixement és una metodologia de treball concreta per dur a terme el procés de transferència del coneixement mitjançant l’elaboració de fitxes que recullin informació clau (processos de treball, objectius i funcions, contactes i interlocutors, xarxes de relacions) i la seva documentació en recursos de transferència com guies, píndoles audiovisuals i manuals.

La prova pilot realitzada s’ha concretat en dos llocs de treball claus com a prova pilot:

• Tècnic/a d’Educació, que actualment porta el projecte del Pla Educatiu d’Entorn.
• Coordinador/a Tècnic/a de la Coordinació General prova pilot durant l’any 2021.

3.767,73

El pressupost consisteix en un càlcul aproximat de les hores de dedicació i contribució de personal en el desenvolupament de la iniciativa. Inclou únicament la contribució de l'Ajuntament.

El desenvolupament del projecte en general ha comptat amb:
- 1 persona tècnica d’organització i RRHH.
- 1 persona encarregada de gestió.

Tot i això, la principal càrrega en hores de treball ha estat a desenvolupar les fitxes de transferència de coneixement. Per a la implementació de les dues experiències pilot aquestes s’han centrat en:
- Tècnic/a d’Educació, que actualment porta el projecte del Pla Educatiu d’Entorn.
- Coordinador/a Tècnic/a de la Coordinació General prova pilot durant l’any 2021.

El projecte no preveu recursos mobles o immobles rellevants més enllà de les fitxes i informes previstos pel desenvolupament de manera reglada de cada una de les quatre fases.

Es considera que un element clau per l’èxit del projecte és la implicació dels llocs claus que participaran en el procés. Tot i això, no s’han establert mecanismes específics per fomentar la participació del públic objectiu perquè aquest personal ja es preveu de manera específica i personal a les fases inicials de disseny i diagnosi. Per tant, l’execució del projecte es desenvolupa com a part de les seves funcions en el procés de finalització de la seva etapa laboral.

El projecte contempla diversitat de productes assolits. Es destaquen alguns rellevants:

- Diagnosi de l’estructura actual de la plantilla basada en dades (299 persones segmentades per gènere, subgrup laboral, tipologia de lloc, serveis/unitats, etc,)
- Identificació de l’índex d’envelliment de 783,33 (índex que indica el pes de treballadors/es majors de 55 anys) i mapa d’evolució d’edats i previsió de jubilacions
- 18 clau identificats que es preveu la seva jubilació prioritària retenir i mantenir el seu
“coneixement” i el seu “saber fer”.
- Definició dels perfils de futur en relació amb competències, habilitats i coneixements.
- Prova pilot en 2 llocs de treball de la fase de transferència i gestió del coneixement.

La iniciativa ha estat presentada conjuntament entre Esplugues i Sant Feliu de Llobregat a la Comunitat CORH de la Diputació de Barcelona: “La CORH és un espai virtual i presencial impulsat per la Gerència de Serveis d'Assistència al Govern Local de la Diputació de Barcelona que pren com a missió compartir i gestionar el coneixement entre els/les professionals dedicats/des al món de la gestió de recursos humans a les administracions públiques.”

Com el procés d’avaluació en el moment de documentació de la fitxa encara no ha estat finalitzat alguns impactes no s’han pogut documentar. Tot i això, es destaca que els principals efectes que s’observen són aquells derivats de l’aportació que fa el desenvolupament de tot el procés de diagnosi i coneixement tangible empíric. Entre aquests, es destaca:
- contribució a la presa de decisions del Comitè de Direcció Estratègica.
- contribució a l’avaluació de necessitats reals en nous llocs de treball un cop s’han jubilat (actualització de la plantilla a noves necessitats) i l’actualització de contractacions necessàries.

Interna

Ajuntament d'Esplugues de Llobregat

En termes generals es considera que el projecte està contribuint a assolir els objectius proposats mitjançant la planificació del procés de relleu generacional a la plantilla municipal, principalment millorant el procés d'acollida en el traspàs del coneixement mitjançant la sistematització del coneixement intern. El projecte encara està en execució, perquè acabi de generar les transformacions necessàries cal que passi a formar part de l'ADN de l'Ajuntament d'Esplugues de Llobregat.

En termes generals consisteix en una planificació en 4 fases que es retroalimenten. La diagnosi permet establir el coneixement necessari pel desenvolupament i adequació de la resta de processos, això com permetre impactes en termes de coneixement i noves decisions. S'identifiquen a més diversos punts forts de la pràctica:
- Es fonamenta en orientar les polítiques de recursos humans a la presa de decisions basades en dades. També contribueix a la projecció com a organització, ajudant a definir cap a on es va com a estructura.
- Dona resposta a una problemàtica transversal per part de les administracions públiques.
- Possibilitat transformadora en esdevenir una eina del dia a dia per l'organització municipal, així com una iniciativa que contribueix a valorar i reconèixer el nou talent, sigui de dins o fora de l'organització municipal.

El procés de documentació a les diferents fases d’execució ha estat una activitat llarga de desenvolupar que es considera un punt feble en l’execució. Les organitzacions poden millorar aquest punt feble tenint un bon sistema de dades muntat que reculli les places, llocs de treball i temps de treball, entre altres variables.

El desenvolupament de les fases són llargues i amb molta càrrega. Un punt feble del projecte és que la fase 4 té implicacions de càrrega elevada entre les persones que han de documentar el coneixement intrínsec al seu lloc de treball. Cal tenir en compte la càrrega de personal en desenvolupar les fitxes de transferència de coneixement i planificar adequadament una alliberació d’hores per a la persona que fa al relleu amb la finalitat que pugui desenvolupar tot el procés sense que es vegin afectades les responsabilitats que segueixen al seu lloc de treball.

Tot i que no s’han pogut desenvolupar en aquesta primera experiència pilot, es comenten tres propostes de millora a tenir en compte en el moment de replicar processos amb aquestes característiques:
- Poder compaginar simultàniament la persona que es jubila amb la nova incorporació durant un breu període de temps. Aquesta millora, però, té la limitació perquè els Ajuntaments en molts casos no poden tenir les dues places simultàniament en plantilla.
- Trobar estratègies per facilitar el procés de gestió i transferència del coneixement, simplificant el procés de documentació o alliberant a la persona responsable.
- Establir una figura de formador sènior per aquelles figures ja jubilades que puguin acompanyar en el procés d’incorporació de la nova incorporació. Aquesta proposta, tot i que consisteix en una figura reconeguda a la Seguretat Social que es pot incloure potencialment a la Fase 4 com a part del procés de gestió i transferència del coneixement, amb unes retribucions que serien consideres com uns serveis formatius, pot tenir altres dificultats en implementar-la com a figura que s’hauran d’estudiar detalladament.

Tant la iniciativa per part de l’Ajuntament d’Esplugues de Llobregat com la guia de relleu generacional per als governs locals que es presenta en el document, ha de ser aplicable a qualsevol ajuntament. Ha de permetre la planificació de les vacants generades per jubilació, la preservació mitjançant un procés sistematitzat de transferència del coneixement i la delimitació de les fases i continguts a desenvolupar. Les jubilacions massives que haurà d’afrontar el sector públic en els pròxims anys plantegen un escenari de crisi, però també d’oportunitat, per afrontar la transformació de les administracions públiques. Per tal que les organitzacions municipals puguin desenvolupar aquest procés, serà necessari que elaborin plans d’actuació anàlegs a la present iniciativa amb una planificació basada en la gestió integral dels recursos humans.

Es considera que un element clau per l'èxit del projecte és la implicació activa dels llocs claus que participaran en el procés pel qual cal trobar estratègies per facilitar i promoure la seva tasca mitigant dificultats com la càrrega de treball.