La implementació de l'Administració electrònica és una política pública transversal clau des del desenvolupament de les societats de la informació i la disrupció de les tecnologies de la informació i comunicació cap a una administració íntegrament digital. En termes generals a les administracions públiques, i específicament pel que fa a les administracions locals, es genera la necessitat d'adoptar nous models de gestió i actuació on es fomenti la proximitat, la senzillesa, l'eficàcia i la sostenibilitat, així com el desenvolupament de la funció política dels òrgans i la seva vinculació amb la ciutadania.

L'administració electrònica està regulada per diversitat de normatives per a garantir la seguretat i validesa de l'ús dels mitjans electrònics. La voluntat de promoure la transformació de les administracions públiques a través de l'ús de la tecnologia és clau en l'actual context, tot i que sovint, els canvis tecnològics es produeixen de manera més ràpida que l'adaptació de les normatives, el que pot ser un condicionant per a la innovació en les administracions públiques.

Els orígens de la iniciativa es vinculen amb el Pla d'Actuació Municipal 2016-2019 de l'Ajuntament de Viladecans, que preveu prioritzar l'aplicació de tecnologies per agilitzar i acostar l'Ajuntament a la ciutadania i, específicament, impulsar el 100% dels tràmits en format digital i fer un salt en l'operabilitat entre Administracions. Priorització que s'ha vist refermada amb l'aprovació de la nova estratègia de ciutat. El Ple de l'Ajuntament de Viladecans, en sessió celebrada el 30 de setembre de 2021, va aprovar el Marc estratègic de ciutat Viladecans 2030, document que defineix el marc estratègic de la ciutat de cara al 2030 i prepara la ciutat del 2050 i que s'alinea amb l'Agenda 2030 per al Desenvolupament Sostenible de les Nacions Unides i l'Agenda Urbana Europea i Espanyola.

El projecte a més s’alinea amb la nova estratègia de ciutat i contribueix en l’assoliment de diversos reptes i objectius com els ODS, l’estratègia Viladecans 2030, l’Agenda Urbana de Viladecans i el Pla de Transparència 2016-2019. Per tant, el govern obert i la gestió electrònica dels procediments dels òrgans de govern forma part d’un procés general d’obertura i digitalització dels tràmits vers la ciutadania iniciat a l’Ajuntament, qüestió en la qual també es troben immerses les diverses administracions des dels canvis dels darrers anys en les lleis estatals de Procediment Administratiu comú, Règim Jurídic del Sector Públic i transparència, accés a la informació i Bon govern, entre d’altra normativa autonòmica.

També hi ha hagut antecedents que han permès acabar desenvolupant aquestes iniciatives com el fet que entre 2019 i 2023 també s’han impulsat diverses modificacions del Reglament Orgànic Municipal de l’Ajuntament (ROM) per habilitar l’enregistrament en vídeo de les sessions del ple, la videoacta certificada i l’assistència i la votació telemàtica. Molta de la digitalització només ha estat possible amb la digitalització prèvia del 100% de la producció documental de l’Ajuntament de Viladecans. Tots els expedients administratius de l’Ajuntament es generen exclusivament en un entorn electrònic, amb la plena eliminació del paper en la gestió administrativa. D’altra banda, el desenvolupament paral·lel de la nova ordenança d’Administració Digital i Transparència, actualment en fase d’aprovació definitiva, ens ha permès articular l’instrument jurídic per a la plena incorporació dels mitjans electrònics a l’activitat administrativa de l’Ajuntament i les disposicions en matèria de govern obert. Aquestes dues normatives integren i doten de plena carta de naturalesa jurídica a aquestes noves formes de gestió.

La població objectiu directa són els òrgans unipersonals i col·legiats de govern. De manera indirecta la millora en la gestió dels òrgans ha permès millorar l’accessibilitat a la informació del ple municipal per al conjunt de la ciutadania del nostre municipi.

La pràctica s'alinea amb la nova estratègia de ciutat i col·labora en l'assoliment de diversos marcs estratègics amb els quals es vincula la seva implementació:

Estratègia Viladecans 2030. Es relaciona amb l'eix estratègic 5, específicament amb el repte 17 de minimització de riscos lligats a adversitats econòmiques, sanitàries, socials i ambientals, especialment entre els col·lectius més vulnerables, amb la transformació de l'Ajuntament en una administració proactiva, inclusiva, digital i oberta, cap a oferir uns serveis d'alta qualitat centrats en l'usuari.

Agenda Urbana. Es relaciona amb diversos objectius estratègics (9, 10) i específics (9.2, 10.2) al voltant del foment de l'administració electrònica i la participació ciutadana i transparència.

El projecte contribueix també al ple desenvolupament del Pla de Transparència 2016-2019 de l'Ajuntament de Viladecans, en l'assoliment dels objectius definits als seus eixos d'actuació: Eix 1 Impuls a la transparència en la nostra activitat, Eix 2. Accés a la informació pública, Eix 3. Bon govern, Eix 4. Foment del govern obert i la participació ciutadana. D'altra banda, es vincula també amb el desenvolupament del Projecte d'Implantació de l'Expedient Electrònic a l'Ajuntament i amb la plena implementació dels serveis de l'Administració Digital,

Totes aquestes obligacions han quedat recollides, igualment, en el Reglament Orgànic Municipal, en l'ordenança d'Administració Digital i Transparència, actualment en procés d'aprovació definitiva, i en el nou Reglament de Participació Ciutadana, en vigor des del 29 de juny de 2022. Així com en la implantació del sistema de seguretat de gestió de la informació municipal, atès que tota la gestió es realitza en entorns plenament segurs i certificables.

El projecte consisteix en abordar la gestió integral en un entorn exclusivament electrònic dels diversos òrgans de govern de l’Ajuntament de Viladecans. La implementació d’aquestes modificacions s’ha realitzat per tres vies d’adaptació normativa principals:

a) En primer lloc, mitjançant la creació del llibre electrònic de Decrets i resolucions, del llibre d’actes electrònic dels òrgans col·legiats de govern i mitjançant la implementació de l’expedient electrònic.

b) En segon lloc, a través de la modificació del reglament orgànic municipal de l’ajuntament de Viladecans, per tal de preveure l’assistència telemàticament a les sessions del ple i l’exercici del dret de vot, en determinades circumstàncies, així com la possibilitat de celebració de sessions híbrides.

c) En tercer lloc, mitjançant l’aprovació de l’ordenança d’Administració Digital i Transparència, norma pròpia que concreta com s’apliquen els preceptes de l’Administració digital així com la normativa de transparència, accés a la informació pública i bon govern a l’Ajuntament de Viladecans, per a consolidar l’administració digital, tot reforçant els drets de la ciutadania en un context de seguretat jurídica, eficiència administrativa i innovació pública.

Aquestes tres accions d’adaptació normativa es poden relacionar a dos nivells de gestió i adequació telemàtica diferenciats: òrgans de govern unipersonals i òrgans col·legiats.

Amb el conjunt de canvis normatius, s’implementen un seguit de millores que permeten la digitalització dels diversos òrgans de govern: Edicta, edicta móvil, ePAC i eDICTA i el portal de reproducció per a les videocactes:

a) Pel que fa als òrgans unipersonals, l’expedient administratiu es realitza exclusivament en electrònic i els decrets i/o resolucions s’integren al llibre electrònic de decrets i resolucions. Això, permet tant la gestió i consulta del text de les resolucions, com també l’accés complet a l’expedient electrònic de gestió, on s’inclou, a més de tots els actes d’instrucció, els documents comptables i la fase de fiscalització i control intern per part de la Intervenció general. Es pot accedir a tot el contingut dels decrets i/o resolucions a signar així com al contingut de l’expedient administratiu de gestió mitjançant dispositius en mobilitat (telèfons mòbils i/o tauletes) en un entorn plenament segur de tramitació i gestió.

b) Pel que fa als òrgans col·legiats de govern, aquests també s’adeqüen a un entorn completament electrònic de gestió i tots els membres dels òrgans col·legiats tant del govern com de l’oposició poden accedir al contingut íntegre dels assumptes tractats en cada sessió mitjançant dispositius en mobilitat. D’altra banda, a través del portal de transparència i de la seu electrònica, es fa pública difusió tant del contingut de les actes de les sessions del Ple com de la Junta de Govern Local i de la relació de decrets i resolucions dictats.

Per a cada òrgan resolutori, es realitza de manera totalment telemàtica i en absència total de gestió en paper de:
- la gestió de la sessió,
- la incorporació de propostes amb accés a l’expedient administratiu de gestió,
- la gestió de les persones convocables per a cada sessió i la convocatòria de la sessió;
- el trasllat electrònic a tots els convocables dels expedients complets de tots els assumptes inclosos en l’ordre del dia,
- la votació i el registre dels acords presos,
- l’emissió dels documents resolutoris;
- la gestió de les actes de les sessions, on també s’ha implementat la videoacta signada i certificada per a les sessions del ple,
- la realització de les sessions de manera telemàtica,
- la retransmissió, en directe i via streaming de les sessions del ple;
- La publicació a través del portal de transparència i de la seu electrònica de tota la documentació vinculada amb la sessió del ple així com de les actes de la Junta de Govern Local i de la relació de decrets i resolucions.

Per a la implementació eficaç del projecte s’han realitzat sessions de formació interna amb tots els actors implicats, principalment amb el personal administratiu i càrrecs electes i directius i s’han generat manuals específics de gestió.

El projecte ha estat implementat mitjançant la implicació de diversitat de departaments de l’Ajuntament de Viladecans. La Direcció de serveis generals ha impulsat el lideratge del projecte. Des de la Secretaria, el Departament de Sistemes d’informació i Innovació Tecnològica, la Unitat de Desenvolupament i Transparència i expedient electrònic han executat funcions de diagnosi i definició, implementació i revisió i millora del procediment. Transparència i expedient electrònic, juntament amb Recursos Humans, han impulsat les activitats de formació interna amb els usuaris tant pel que fa als instruments del sistema de gestió d’expedients (personal administratiu) com dels sistemes de gestió en mobilitat (càrrecs electes i direcció). Finalment, el departament de Sistemes d’Informació i Innovació Tecnològica i la unitat de Desenvolupament intervenen en el seguiment tècnic de les sessions telemàtiques dels òrgans col·legiats de govern.

96.131,93€

Es poden desglossar les següents despeses:

Edicta: 19.685,49 €
Edicta mòbil: 16.477,48 €
Video acta: 59.968,96

El projecte ha comptat amb la intervenció directa d’un total de 15 persones treballadores de l’Ajuntament de Viladecans entre els diversos departaments mencionats a l’apartat 3 d’implementació:

- Direcció de Serveis Generals: 1.
- Secretaria: 2.
- Transparència: 1.
- Sistemes d’Informació: 4.
- Recursos Humans: 2.
- Intervenció general: 2.
- Gestors comissions informatives: 3.
- Consultor extern: 1.

- Condicionament de la sala de plens per a la instal·lació del sistema de videoacta.
- Implementació de l’aplicació d’edicta mòbil (gestió dels òrgans resolutoris en mobilitat).
- Sistema de gestió d’expedients corporatiu i gestió d’òrgans col·legiats (ePAC i eDICTA).
- Telèfons mòbils i tauletes corporatives per als càrrecs electes i direcció.

Es van realitzar reunions d’anàlisi, seguiment i avaluació amb la Secretaria general, els gestors dels òrgans col·legiats i amb la Intervenció general.

El projecte ha permès donar un impuls en la implementació de les eines i els instruments previstos per a la posada en funcionament efectiva de l’administració electrònica i del govern obert. Ha afavorit l’optimització del procés de gestió dels òrgans resolutoris, la millora en la sostenibilitat i en l’eficiència en la gestió dels recursos i l’eliminació completa del paper en la seva gestió i la possibilitat de garantia d’un accés segur i plenament eficient a través d’aplicacions mòbils per als membres dels òrgans de govern. La iniciativa també ha contribuït a la millora en la transparència en la seva gestió cap a la ciutadania i en l’accés més sostenible, ràpid, àgil i eficient a la totalitat de la informació per part dels òrgans de govern.

En primer lloc, destaquen tres productes de caràcter normatiu, ja mencionats anteriorment, que són els que han permès la implementació de la gestió electrònica integra dels processos de gestió dels òrgans resolutoris unipersonals i col·legiats de govern:

- El Decret d’alcaldia de 20 de desembre de 2018, pel qual s’aprova la creació del llibre electrònic de Decrets i resolucions; del llibre d’actes electrònic dels òrgans col·legiats de govern i de la implementació de l’expedient electrònic de tramitació.

- L’Acord de ple de 26 de gener de 2023 d’aprovació inicial de la modificació del reglament orgànic municipal de l’Ajuntament de Viladecans, per tal de preveure l’assistència a les sessions del ple i l’exercici del dret de vot, per via telemàtica, en determinades circumstàncies.

- L’ordenança d’Administració Digital i Transparència, aprovada inicialment pel ple municipal en sessió celebrada el 23 de febrer de 2023 i que actualment es troba en període d’informació pública, amb la previsió d’aprovació definitiva a finals del mes d’abril de 2023

En segon lloc, es destaquen el seguit de millores i la implementació de recursos que han permès finalment la digitalització dels òrgans de govern unipersonals i col·legiats:

- Instal·lació del sistema de videoacta a la sala de plens (Portal de videoacta)
- Habilitació de l’aplicació d’edicta mòbil.
- Sistema de gestió d’expedients corporatiu i gestió d’òrgans col·legiats (ePAC i eDICTA).
- Adquisició dels telèfons mòbils i tauletes corporatives.

La informació es pot trobar a (Seu electrònica) i (- Portal de transparència).

El projecte no ha contemplat accions de difusió específiques tot i que la mateixa iniciativa s’orienta a promoure accions de govern obert i transparència que tenen un abast informatiu i d’accés sobre el procés de govern local cap a la ciutadania.

En termes generals, el principal impacte que s'identifica és la consolidació de les noves formes de funcionament de govern de manera digital. El conjunt de reformes que implementa ha permès optimitzar el procés de gestió dels òrgans resolutoris, així com l'eliminació completa del paper en la seva gestió mitjançant l'accés complet als expedients i la fase preceptiva del control.

Ha permès, igualment, la racionalització i la millora de la sostenibilitat en els circuits de gestió dels òrgans col·legiats de govern, amb la definició en un entorn electrònic del circuit complet de gestió del ple municipal. Ha evitat la duplicació necessària, ha millorat la seguretat i especialment l'eficiència en la gestió, com que no depèn la gestió dels òrgans resolutoris de la presència física en les instal·lacions municipals dels càrrecs.

D'altra banda, les millores introduïdes a través d'aquest projecte, han permès una millora substancial en la informació publicada sobre la gestió del ple municipal i en el seu accés per part de la ciutadania a través dels canals corporatius d'informació i comunicació. Els impactes en aquesta fàcil són difícils de mesurar sense una avaluació en profunditat, però és esperable que les modificacions hagin generat certs efectes mitjançant la millora del govern obert al municipi.

Amb la implantació d'aquest projecte s'ha assolit l'objectiu general de la gestió integral, en un entorn exclusivament electrònic dels òrgans de govern, així com l'assoliment dels diversos objectius específics. S'han assolit diverses transformacions:

- S'ha aconseguit la gestió del cicle complet del ple municipal en electrònic amb la incorporació de les comissions informatives i la junta de portaveus, incorporant únicament al sistema una sola vegada l'assumpte que es trasllada automàticament al següent òrgan resolutori. La majoria d'ajuntaments no tenen incorporada la gestió d'aquests dos òrgans.

- En incorporar la signatura amb segell de temps de les convocatòries dels òrgans col·legiats, s'ha racionalitzat i ordenat el circuit de gestió de les sessions, de manera que es fa un compliment estricte dels calendaris de gestió i tota la documentació està incorporada als expedients respectius amb anterioritat a la convocatòria de la sessió respectiva.

- Ha permès que tots els membres dels òrgans de govern (unipersonals i col·legiats) disposin d'un accés a través de dispositius mòbils (telèfon o tauletes) a tots els antecedents de l'assumpte objecte de resolució. Ha millorat l'accés a la informació per part dels càrrecs electes i directius. El projecte ha permès també la gestió en mobilitat de tot el procés dels òrgans resolutoris, sense que depengui de la presència física en les instal·lacions municipals.

- Tots els expedients administratius de l'Ajuntament es generen exclusivament en un entorn electrònic, amb la plena eliminació del paper en la gestió administrativa. Tots els expedients contenen no només els documents administratius sinó també els documents comptables corresponents.

- Incorporació també de la fase de control intern en el circuit electrònic de gestió dels assumptes que s'incorporen als òrgans resolutoris, tant unipersonals com col·legiats.

- La implantació del llibre de decrets i resolucions electrònic ha permès la incorporació d'instruments de control i de cerca (Numeració, generació d'un registre, instruments de cerca i explotació de dades, etc.)

-La implementació del projecte ha permès posada a disposició de la ciutadania a través del portal de transparència i de la seu electrònica.

Els principals punts forts i aspectes innovadors de la iniciativa són anàlegs a les principals transformacions produïdes: principalment la gestió íntegra en electrònic amb tots els detalls mencionats anteriorment, racionalització del cicle de gestió, automatització dels processos de gestió, avantatges en la videoacta per a la transcripció, la gestió en mobilitat sense dependre de la presència física, etc.).

Els principals punts febles que es destaquen són que la dependència tecnològica de tot el procés obliga a una gestió molt acurada dels Sistemes d’informació.

A més, es menciona també que la bretxa digital que pot dificultar l’ús de les eines de gestió. Per a salvar aquesta dificultat s’impulsen sessions de formació i l’elaboració de manuals que són necessaris per a la viabilitat de la iniciativa.

Es destaquen dues propostes de millora a implementar:
-Millorar i ampliar el nivell d'explotació de les dades. La digitalització completa genera la possibilitat d'escalar la iniciativa i ampliar l'àmbit de manera intel·ligent en un entorn amb dades,
-Creació d'un registre d'acords dels òrgans col·legiats en la mateixa línia que es realitza amb els decrets i resolucions.

La pràctica és transferible a altres contextos locals en tant que el marc regulador estatal i autonòmic en matèria de procediment administratiu obliga a emetre íntegrament els documents en suport electrònic i l’obligatorietat de les administracions de relacionar-se entre si a través de mitjans electrònics, tot assegurant la interoperabilitat, seguretat dels sistemes i la garantia de protecció de dades personals, així com flexibilitza la participació no presencials dels òrgans col·legiats en determinades circumstàncies.

Intensificar l’administració digital i el funcionament dels òrgans de govern local és una necessitat transversal de les administracions públiques, tot i que, els principis que configuren l’entorn en el qual es desenvolupa l’administració digital i, a través de la seva concreció, depenen de les necessitats de cada administració local.

Cal tenir en compte que molta de la digitalització només ha estat possible amb la digitalització prèvia del 100% de la producció documental. Tot i que el projecte té un cert cost d'implementació, a partir dels exercicis de 2020 la despesa s'integra amb el manteniment dels sistemes d'informació municipal. El cost de manteniment s'engloba al voltant dels 7.260 euros.