L'Ajuntament de Tarragona i els seus organismes autònoms disposaven d'un model amb sistemes i eines de gestió atomitzats i aïllats. Es feia ús de solucions de diversos fabricants i de desenvolupaments propis, els quals patien d'una baixa compartició d'informació. Això complicava l'assoliment d'un model de gestió i d'expedient transversal que fos íntegrament electrònic per la provisió de serveis digitals extrem-extrem. Les solucions de programari, incorporades al llarg dels anys, buscaven donar respostes concretes, però mantenien un nivell d'integració i d'automatització baix.

Aquesta situació provocava una baixa qualitat de les dades, caracteritzada per la falta de depuració, normalització i unificació, entre altres. La informació no es compartia ni vertical ni horitzontalment. Addicionalment, els costos tècnics i econòmics per a la implementació d'una administració electrònica integral, així com els costos de manteniment i evolució, eren significativament elevats.

Davant d'aquest escenari, i en el context de la maduresa de la tecnologia digital, on la quantitat d'informació digital disponible facilita la millora dels processos de l'administració, la relació amb el ciutadà i l'obertura dels governs, es va iniciar un procés de transformació digital. Aquest procés estava alineat amb el pla estratègic de la ciutat Tarragona 2022.

Població objectiu: Administració pública i població de Tarragona

Abast territorial: Municipi de Tarragona

El projecte està vinculat al programa Tarragona 2022, el qual estableix els objectius estratègics per al municipi des de 2018 fins a 2022. Els seus tres pilars principals són la transformació del model tecnològic, pel disseny i provisió de serveis digitals, l'administració digital, i, finalment, el desenvolupament del concepte de ciutat intel·ligent o “smart city”. En 2023, es va establir una nova agenda estratègica, reafirmant l'impuls a aquestes iniciatives.

A més, el projecte s'inscriu dins del marc i les directives establertes a nivell europeu i estatal, assegurant-se d'alignar-se amb les polítiques i estratègies supranacionals.

El model es basa en diverses dimensions. D’una banda, reuneix principalment els components d'una ciutat intel·ligent de caràcter més estructural, que per la seva condició queden directament sota el camp d'acció municipal (Dimensió de Ciutat). Incorpora tecnologia per optimitzar les prestacions i els serveis que el municipi disposa tant per a la seva gestió interna, com per a l'atenció de les necessitats dels ciutadans (Dimensió d’Ajuntament). A més, es basa en la capa superior orientats a la prestació de serveis públics a la millora de la qualitat de vida de les persones en els diferents àmbits: Qualitat de vida, societat i economia digital i persones (Dimensió de Serveis públics digitals)

D’altra banda, el model en qüestió es caracteritza per la seva composició de diverses dimensions transversals, les quals influeixen significativament en tots els seus components. Aquestes dimensions no només són compartides sinó que també requereixen d'una gestió i visió globals per a la seva correcta implementació:
-Dimensió transversal d’infraestructures Digitals, les quals adopten un enfocament global, obert i inclusiu, fomentant la reutilització de solucions. Això es tradueix en un punt de suport comú per als serveis tecnològics i la transferència d'informació.
-Processos, funcions, polítiques, normes i indicadors que garanteixin l'ús eficaç i eficient de la informació per tal d'ajudar-la ciutat a complir els seus objectius, estratègics i de gestió (Dimensió transversal de Governança de la Dada)
-Adquirir, augmentar, organitzar, distribuir i compartir el coneixement entre tots els empleats i ciutadans del Municipi, incloent aprenentatge, informació decisional, etc. (Dimensió transversal de Coneixement).
-Possibilitar intercanviar informació, així com la seva utilització, ja sigui ad-intra, així com ad-extra (Dimensió transversal de Interoperabilitat).
-Conscienciació, govern i gestió per a un accés segur i fiable a tots els components del model (Dimensió transversal de Ciberseguretat)
-Redefinició de canals d’atenció, prestació de serveisnde i aplicació de multicanalitat, així com noves relacions administració-ciutadania (Dimensió transversal de Relacions amb la Ciutadania)

El projecte ha estat dissenyat i concebut per a la seva implementació en quatre anualitats, seguit d'una fase de suport i manteniment durant vuit anys més, tenint en compte l'abast i impacte de la implantació, així com la seva vida útil.

Les fites s'han establert amb l'objectiu de crear un nucli únic d'informació de base que faciliti la seva depuració durant els processos de migració, així com la consolidació per a la resta dels components en el desenvolupament, coincidint també amb la finalització de contractes de sistemes existents.

La implementació va començar en el tercer trimestre del 2021 i continuarà en procés fins a finals del 2024. Els diferents components del projecte s'implementen de manera progressiva, amb una durada d'entre 2 i 5 trimestres. Els tres components principals i necessaris per a la resta dels components (Cloud privat, Nucli corporatiu i Padró 2.0) es van implementar en els primers 6 mesos del projecte.

A continuació es pot trobar el calendari d’implementació dels diferents components del projecte.

3,500,000.00

És un projecte finançat amb recursos propis dins del marc estratègic. El finançament s'ha dividit en base als nou components del projecte. Es va establir un calendari al començament del projecte i es va distribuir el pressupost segons els pesos econòmics dels components.

Els 3,500,000.00 € es contemplen per la fase d'implementació del projecte en un període de 3 anys i mig.

Equip de planificació, coordinació i implantació del projecte: Responsable del subministrament i serveis d'implantació, posada en marxa i manteniment d'un sistema integral i integrat de gestió i tramitació electrònica.

Oficina de transformació digital: Encarregada d'aconseguir la gestió i la coordinació del projecte, així com fomentar un canvi cultural. Actua com a complement de l'equip de professionals de l'Ajuntament per assegurar el desenvolupament exitós del projecte. Les seves missions inclouen la gestió del projecte, l'acompanyament i tutorització durant la implantació per facilitar l'adopció d'un canvi cultural dins de la corporació, i ser el nexe entre la corporació i l'equip d'implantació.

Comitè estratègic i operatiu:
-Comitè directiu del projecte: conformat pels directors de projecte, així com l'alta direcció política i tècnica de la Corporació, establint sessions trimestrals de control i seguiment del projecte, així com gestió de riscos associats i la presa de decisions.
-Comitè operatiu: conformat per responsables tècnics dels serveis implicats en el projecte, per al control i seguiment operatiu del desplegament, sessions tècniques de consultoria i informació, amb periodicitat mensual.

Grups de Treball: Formats per grups específics per a cada component i mòdul, dedicats a la recollida de dades, desplegament de solucions, i la simplificació i automatització de procediments.

Equip tècnic:
-Cap de Projecte: Responsable de la direcció material del projecte des de l'inici fins a la seva finalització, incloent-hi la presentació a la comissió directora del projecte de les fites, incidències o qualsevol aspecte rellevant per al desenvolupament del projecte, així com les desviacions respecte al projecte original.
-Arquitectes i tècnics de sistemes: Encarregats de la implantació de la infraestructura i serveis Cloud en els diferents entorns, així com dels entorns on-premise per a la migració i l'entorn mirall posterior.
-Desenvolupadors i arquitectes de programari: Responsables de les migracions, desenvolupaments, integracions, etc.
-Consultors/es sèniors, especialitzats en almenys un component de la solució.

Com a recursos addicionals, s'han emprat els sistemes digitals ja existents juntament amb les tecnologies de la informació i de la comunicació de l'Ajuntament de Tarragona, incorporant també un servei de cloud privat.

Components del projecte:

1.Cloud Privat. Serveis de Cloud mitjançant “Software as a Servei, personalitzat”.

2.Nucli informació corporatiu. Incorpora una base de dades única i reutilitzable de persones, territori, actius, documents i serveis comuns. Es constitueix com a únic punt de gestió d’estructura organitzativa, autorització, seguretat i traçabilitat de la gestió i ús de informació.

3.Gestió població 2.0. Digitalització i automatització de processos de gestió del padró d’habitants, incloent l’intercanvi i interoperabilitat amb l’INE i una nova oferta de serveis digitals finalistes.

4.Gestió econòmica 2.0. Incorporació de la comptabilitat pública, elaboració digital del pressupost, comptabilitat analítica de costos, digitalització i automatització de procediments de gestió econòmica i subvencions. Oferta de nous serveis digitals finalistes a empreses i proveïdors, mitjançant la Carpeta Ciutadana.

5.Expedient 2.0. Plataforma integral de gestió i tramitació electrònica d’expedients, com a component transversal , integrat i interoperable per a la producció de processos digitals extrem-extrem.

6.Plans i programes 2.0. Sistema per al seguiment i el control, en el marc d’una nova concepció de qualitat del servei públic, que permet conèixer l’execució de les activitats i els principals factors relacionats, per disposar d’informació sobre els plans u programes corporatius.

7.Control Intern 2.0. Gestió integral i àgil de totes les actuacions vinculades a l’exercici del control intern que s’hagin de materialitzar de forma prèvia a la formalització de la corresponent resolució.

8.Gestió i recaptació d’ingressos i inspecció tributària 2.0. Sistema de gestió, recaptació i inspecció tributària, digitalitzant i automatitzant els processos de gestió tributària, taxes i preus públics.

9.Gestió de Recursos Humans 2.0. Sistema de gestió de nòmines i recursos humans, ampliant en abast la gestió de nòmines, la selecció i contractació del personal, administració de la plantilla, avaluació de l’exercici, gestió del temps, gestió de la formació i prevenció de riscos laborals. Ampliació de serveis a l’empleat mitjançant un portal i app de l’empleat per a accés a informació personalitzada, així com la tramitació d’assumptes personals i consolidació a l’expedient electrònic personal.

10.Intel·ligencia de Negoci. Capa d’intel·ligència tècnica i estratègica en base a dades descriptives, indicadors i quadres de comandament sectorials.

11.Serveis públics digitals, basats en dades. La relació amb al ciutadania pivota al voltant de la seu electrònica mitjançant el Servei “Les Meves Dades” on es concentren i consoliden les dades de la ciutadania en la seva relació amb l’Ajuntament de Tarragona.

12.Plataforma de gestió de ciutat. Sistema d’informació transversal que integri tant els components del projecte com altres sistemes de gestió de ciutat, que permeten disposar d’una visió centralitzada i contextualitzada de totes les dades generades , permetent així una presa de decisions informada.

S'ha difós l'experiència en una Jornada pel món local a Mataró i al Congrés Govern Digital del Consorci AOC.
https://www.mataro.cat/sites/habitacio-admon-locals/arxius-pdf/contingut-de-transformacio-digital
https://www.clubdeinnovacion.es/iris-tarragona-digital-integral-e-integrada-cloud/

El projecte ha aconseguit diversos reconeixements, entre els quals destaquen el Premi a la Millor Estratègia Integral de Dades a la XII edició del Congrés Nacional d'Innovació i Serveis Públics 2022, el Premi revista computing 2022 per Digitalització i sostenibilitat a les administracions públiques, així com un premi de la revista Socinfo en el 2023. Addicionalment, s'ha convidat els tècnics responsables del projecte a participar en diverses jornades de l'Associació Catalana de Municipis.

El projecte IRIS té un impacte considerable en diversos àmbits de la vida pública de Tarragona:

Cohesió econòmica, social i territorial: Aquest aborda problemàtiques vinculades a la millora i a la implicació de diversos col·lectius del municipi, facilitant-los l'accés a serveis digitals de qualitat.

Resiliència i capacitat d'adaptació: Assegura la disponibilitat, capacitat i seguretat de la plataforma, així com la resiliència dels serveis digitals, posant el focus en el Servei TIC per a la governança de les TIC i les necessitats de negoci.

Eficiència i eficàcia dels empleats públics: Incrementa la productivitat dels membres de l'organització, a través de la disposició de les eines adequades per a l'execució de les seves tasques. Preveu el desenvolupament de campanyes i eines per a l'empoderament del personal.

Automatització intel·ligent de processos: El component Expedient 2.0 preveu la digitalització de procediments i l'actuació administrativa automatitzada, oferint serveis proactius i personalitzats a la ciutadania per anticipar-se a la demanda, tot això gràcies a l'analítica de dades.

Transparència i polítiques basades en dades: El projecte fomenta el principi de Govern digital i obert per defecte, mitjançant la publicitat i la transparència de la informació.

Entorns Digitals Líquids: La implementació de la infraestructura tecnològica que acull tota la plataforma en el núvol privat promou el desenvolupament d'entorns digitals flexibles.

Ciberseguretat: Tots els components del projecte es dissenyen per garantir la promoció d'un ciberespai segur i fiable, complint amb l'Estàndard Nacional de Seguretat (ENS) i els procediments proposats pel CCN-CERT per a les actuacions d'aquest projecte.

A més, el projecte agilitza la tramitació d'ajudes i subvencions per als col·lectius més necessitats, accelera la transició digital i redueix la bretxa digital.

Interna

Ajuntament de Tarragona

S'està complint amb els objectius inicialment proposats i el nucli central del projecte roman inalterat. Encara que el projecte ha necessitat adaptacions en resposta a l'evolució de la seva implementació i als desafiaments trobats, l'essència i els principis fonamentals no a'han canviat.

El sistema d'informació corporatiu, integral i integrat que es proposa en aquesta iniciativa, permet millorar significativament la transparència i l'eficiència dels serveis, a més de facilitar l'automatització de diversos processos i el processament de dades clau per a la governança.

Aquesta pràctica comporta una transformació integral dels sistemes digitals d'una corporació pública. En el cas de Tarragona, aquest procés s'ha planificat per realitzar-se en un període de 4 anys, representant així un esforç logístic i econòmic considerable. A més, suposa un canvi cultural significatiu en els models de gestió, el qual pot originar dificultats amb el personal treballant a la corporació.

Una de les propostes de millora consistiria a dotar el projecte d'una oficina tècnica que faciliti el desplegament efectiu del canvi cultural. El projecte implica transformacions significatives en les pràctiques administratives, i s'ha observat que requereix un esforç addicional en formació per adaptar-se a les noves tecnologies implementades.

A més, es proposa posar major èmfasi en la simplificació dels procediments i en l'automatització de tasques, el que repercuteix directament en la reducció del temps de resposta al ciutadà.

El projecte transcendeix la mera tecnologia, representant la creació d'un model i un full de ruta que facilita la reconstrucció d'un model digital integral i integrat per a la gestió de la ciutat, des de la dimensió d’administració digital, convergint a la posterior gestió de l’espai urbà, desenvolupat sota els principis de neutralitat, automatització, sostenibilitat i reutilització. Aquest enfocament no es limita únicament a les dades, sinó que abasta també eines i models de governança. Així, es configura com un concepte i model reutilitzable i transferible a altres entitats de l'administració pública.